”Hjärnan mår bra av struktur och ordning”
Skoladministratörers vardag är utmanande med många bollar i luften och flera roller att växla mellan. Maria Breitholtz Söderström delar här med sig av sina bästa råd kring hur man kan minskar stress och mår bra över tid genom att lära sig mer om hållbar effektivitet.
Hej, Maria! Vad innebär egentligen hållbar effektivitet?
– Många kanske tror att det handlar om att jobba mer och snabbare, men hållbar effektivitet handlar snarare om att nyttja sin tid och energi på ett smart sätt. Med hjälp av olika planeringsmetoder och tekniska verktyg kan man minska stress och få bättre koll på läget, så att man kan njuta mer av tillvaron. Hållbar effektivitet handlar alltså inte om att prestera mer, utan om att utföra det vi måste på ett hälsosamt sätt. Vi ska både hålla i längden och må bra under tiden.
Vad kan man göra för att vara hållbart effektiv?
– Planering är jätteviktigt. Ett tips är att fördela uppgifterna utifrån hur mycket fokus som krävs och sedan synka det med när man brukar ha som mest energi, till exempel tidigt eller sent på dagen eller veckan. Man kan också träna upp sitt fokus genom att undvika distraktioner. Ibland måste man vara tillgänglig, men ibland är det bättre att avsätta en timme för att kunna arbeta koncentrerat och ostört. Med rätt rutiner och fokus kan arbetsbelastningen kännas mer stabil.
Vilka verktyg och metoder jobbar man med?
– Mycket kommer in via mailen, där kan en effektivare mailhantering frigöra upp till en timme per dag. Merparten av alla skolor använder Outlook, då är det viktigt att förstå programmets hjälpmedel och funktioner. Det kan vara att koppla mail till kalenderbokningar, lägga in automatiska påminnelser längre fram i tiden eller att stänga av aviseringar. Fokus ligger också på att få undan det viktigaste eller mest brådskande, till exempel genom att färgmarkera uppgifter efter olika prioriteringsnivåer.
”Enkla, handfasta tips kan underlätta jättemycket.”
Vilka utmaningar kan försvåra hållbar effektivitet?
– För skoladministratörer är det ofta tillgängligheten och att man blir avbruten mycket som sätter käppar i hjulet. Man kommer ofta till en administratörsroll för att man gillar människor, är service minded och vill hjälpa till. Rollen kräver att man är lagd så som person. Men man får ta små steg framåt och prioritera det viktigaste. Börja med att stänga dörren och sätta upp en lapp bara för en timme. Ibland kanske man till och med kan börja dagen hemifrån. Min erfarenhet är att andra arbetsuppgifter känns mer okej när man får gjort det viktigaste först.
Till sist, varför ska man vara hållbart effektiv?
– Målet är att minska stressen och kunna känna sig nöjd och glad vid dagens slut. Att-göra-listan kanske inte är tom, men man ska ändå känna att man har gjort det viktigaste på ett så bra sätt som möjligt. Det är egentligen en känsla av kontroll, att veta att man ligger i fas eller till och med steget före. Det gör att vi mår bättre, samtidigt som vi presterar bättre när energin inte går åt till att stressa och må dåligt. Livet är viktigt, vi måste se till att njuta av det.
Så blir du hållbart effektiv:
- Kategorisera dina arbetsuppgifter efter prioriteringsnivå.
- Fördela dina arbetsuppgifter efter hur mycket fokus och mental tankekraft som krävs. Försök sedan att schemalägga uppgifterna efter den tid på dygnet som du brukar ha mycket energi.
- Avsätt tid för enskilt arbete, där du stänger dörren om dig eller utför vissa arbetsuppgifter hemma. Du måste inte vara tillgänglig jämt.
- Hitta rutiner för din mailhantering och lär dig mailprogrammets hjälpmedel. Flagga mail som inte är brådskande, lägg in påminnelser, ta bort aviseringar eller färgmarkera mail där du endast är med som kopia.
- Ha koll på vett och etikett när du skickar mail. Var tydlig med dina rubriker, punkta upp i stället för att använda löptext och använd funktionen hemlig kopia när du vill hindra mottagaren från att svara alla.
Vill du lära dig mer om Hållbar effektivitet med Outlook som verktyg? Läs mer om utbildningen här