BILD: JESPER HÖGLANDER
Optimera Alvis med filgeneratorn
Tydligt definierade frågor, olika sorteringsordning och delning av filer. Jesper Höglander, verksamhetskonsult på Gotit, ger här ett antal tips på hur filgeneratorn kan hjälpa dig att sortera din data i Alvis så att du kan jobba ännu smartare i systemet.
– Alvis gör att arbetet med antagning, kursgruppsplacering och administration under utbildningstiden går snabbare, lättare och smidigare. Använder du även statistikverktyget filgeneratorn när du jobbar i systemet kan du dessutom sortera din data på eget vis och på så sätt effektivisera det dagliga arbetet i vuxenutbildningen ännu mer, säger Jesper Höglander.
Här följer några tips på hur du kan dra nytta av funktionen filgeneratorn:
Definiera ditt urval
– Börja med att titta på vilken info du behöver och hur den är registrerad i Alvis. Tänk på att definiera din fråga tydligt, är frågan otydligt ställd går det inte att få fram tydlig information från Alvis. En bra tumregel är att om du teoretiskt sett hade kunnat ta fram dina siffror för hand så kan oftast filgeneratorn göra det åt dig. Genom att definiera ditt urval och skriva ner sökord redan innan du går till filgeneratorn får du ett bra underlag att utgå från.
Samma data i olika sorteringsordning
– För att skapa trygghet när du ska ta fram samma siffror i olika sorteringsordning är det bra att börja på en bred nivå med data och som är enkel att förstå. När du sedan lägger till ytterligare nivåer eller sorteringsordningar jobbar du med samma trygga data även i nästa steg.
Hur frågan är ställd har stor betydelse
– Fundera ett extra varv på hur du ska definiera din fråga för att få fram den data du behöver. Om du till exempel vill ha reda på hur många elever skolan har, kan det vara bra att ta reda på hur många elever skolan har per skolform. Det beror på att vissa elever läser dubbla program, exempelvis både SFI och gymnasieutbildning. Vill du i stället ha reda på alla betyg som sattes under en viss månad måste du först definiera vad som menas med satta betyg – att de är sparade, låsta eller godkända?
Delning av filer
– I den senaste versionen av filgeneratorn finns en ny funktion tillgänglig som gör det möjligt att för två användare att dela filer med varandra. Funktionen är säker eftersom den användare som tar emot filer får bara tillgång till information från den eller de skolor som användaren har behörighet till.
Spara dina frågor
– När du har fått fram den data du behöver är det bra att kontrollera resultatet. Det hjälper dig att hitta urval och filter som du kan ha missat att ta hänsyn till när du formulerat din frågeställning. Ett tips, spara din fråga i Alvis under ditt personliga urval, och notera gärna definition och vad respektive fråga är tänkt att användas till, så att du vid ett senare tillfälle både kan förstå frågan och vilka behov som fanns när den skapades.
Exempel på användbara filer:
- Producerade poäng mellan två datum
Filgeneratorn kan hjälpa dig att räkna fram hur många av elevens poäng som ligger fördelade under en definierad tidsperiod, till exempel ett kvartal, halvår eller år. - Statistik gällande stadsbidrag
Filgeneratorn kan ta fram kurskoder som Skolverket listat som stadsbidragsgrundande och som flaggas i Alvis. - SFI-filer för både betygsatta och antagna elever
Filgeneratorn kan få fram data över lärsträckan och erbjudna timmar. Utgår från ett elevunderlag som man som användare själv dokumenterar.