Monthly Archives: februari 2022

BILD: JACOB LUND

”Det räcker inte att göra allt rätt”  

Varje år är det många elever som av olika anledningar lämnar skolan utan fullständiga betyg. Ofta leder det till utanförskap och personligt lidande samt stora kostnader för samhället. Siv Liedholm, verksamhetskonsult och utbildare, menar att om styrningen av skolverksamheten hade varit utformad på ett annat sätt skulle fler elever gå ut i vuxenlivet med godkända betyg.

Skolans verksamhet är komplex och tyvärr fungerar många verksamheter sämre än de skulle kunna göra, för att styrningen bygger på felaktiga premisser. Enkla och mer komplicerade verksamheter, där det finns tydliga orsak/verkan-samband, kan styras genom planering och genomförande av på förhand specificerade rutiner och aktiviteter. Enkelt uttryckt: om man gör X så händer alltid Y. Även om lösningarna inte alltid är självklara så är de möjliga att utreda och det går att hitta en bästa lösning på problemet.

Komplexa verksamheter som skolan, däremot, består av nätverk av människor som ständigt är i rörelse. Förändring är det naturliga tillståndet i skolan, och alla berörda ständigt både påverkar och påverkas av andra. Sambanden mellan orsak och verkan är otydliga.

– Utfallet av en aktivitet blir lite olika varje gång eftersom människor är olika. Det betyder att elevernas väg mot kunskapsmålen måste få variera. Det går inte att detaljstyra fram ett resultat. Resultat är en funktion av hur relationerna mellan elev, lärare, vårdnadshavare med flera fungerar, säger Siv Liedholm.

Skolan är med andra ord ett system i ständig förändring, och det bästa sättet att styra komplex verksamhet är att arbeta mot ett gemensamt syfte och mål samt kontinuerligt utforska, lära och utveckla arbetssätten, konstaterar Siv Liedholm och fortsätter:

– Eftersom alla organisatoriska delar i skolan påverkar varandra så kan man inte optimera varje del för sig, utan man behöver titta på helheten.

”Utan samarbete så hjälper det
inte om varje del är optimerad.”

Siv Liedholm uppmanar till att hämta stöd i Skollagen och beskrivningen av syftet med skolan, ”att ge livslång lust att lära och att möta elevernas behov”.

– Syftet bör vara ett ankare i styrningen som gör att vi ständigt strävar efter en gemensam förståelse för vad som behöver göras i olika situationer. Det innebär att man behöver vara beredd på att hantera variation och vid behov kunna göra avsteg från rutiner.

Problemet är att det kan vara svårt att mäta effekten av det samlade arbetet, och att det är mycket lättare att mäta enskilda aktiviteter, oavsett om de bidrar till att uppnå syftet eller inte.

– Det är lätt att försöka svära sig fri från ansvar genom att hävda att man ”gjort allt rätt”. Men det är bättre att försöka se misstag som möjligheter till lärande, och utveckla relationer och arbetssätt så att de inte händer igen, säger Siv Liedholm.

Hon menar också att det är viktigt att sträva efter samsyn om syftet inte bara inom skolan och elevernas sociala nätverk, utan på alla nivåer som påverkar skolans verksamhet – allt från departement, riksdag och fackföreningar till region, kommun, socialtjänst och skolledning.

– Ett sätt att förbättra styrningen är att studera krissituationer, exempelvis hemmasittare, och försöka förstå varför situationen uppstått. Man måste våga fråga sig vad man hade kunnat göra annorlunda. Vi pratar ofta om ”tidiga insatser” innan problemen växer sig för stora, både för eleven och samhället. Men vilka incitament finns idag för att se och förstå att en insats behövs i tidigt skede? Hur skulle sådana incitament kunna utformas?

Hon tar upp Timrå som ett bra exempel på en kommun som börjat tänka i annorlunda banor.

– Där jobbar man mycket med kvalitet och helhet, och lägger stort fokus på att förbättra relationerna och samarbetet mellan olika aktörer. De ser också långsiktigt på frågan. Till exempel har medarbetare på socialtjänsten utbildat skolans personal i hur man tidigt kan uppmärksamma potentiella problem hos eleverna. Det har inneburit att orosanmälningarna till socialtjänsten har ökat markant, men också att man faktiskt lyckats fånga upp och ta hand om problem på ett tidigt stadium, säger Siv Liedholm.

Siv Liedholm
Verksamhetskonsult och utbildare

BILD: SHUTTERSTOCK

Kostnadsfritt webbinarium

Upphandling inom vuxenutbildning
– en investering för framtiden

När: Onsdag den 23 februari
Tid: 13.00 – 14.00
Plats: Digital – Teams
Målgrupp: Skolledare, kommuner och utbildare inom vuxenutbildning

Det här webbinariet tar sin utgångspunkt i den utredning kring upphandlingsfrågor som Jan Elftorp genomfört på Sveriges Kommuner och Regioners uppdrag. Jan kommer under föreläsningen att gå igenom olika upphandlingsvarianter och deras för- och nackdelar.

Webbinariet tar också upp möjligheten till kvalitetsstyrning av vuxenutbildningen via upphandling och berör hur samverkan mellan kommunerna och utbildningsleverantörerna kan se ut ur ett utvecklingsperspektiv. Likaså kommer frågan om standardiserat upphandlingsförfarande att beröras. En viktig aspekt, inte minst mot bakgrund av den höga frekvensen av överprövningar som på lång sikt bara skapar förlorare.

Om Jan Elfstorp:Jan Elftorp, har arbetat som rektor och har 30 års erfarenhet som ledare inom utbildningssektorn.

Varmt välkommen!

Anmäl dig här.

BILD: SHUTTERSTOCK

Viktigt att veta om dokumentation i skolan

Skolverksamhet producerar stora mängder dokumentation. Men hur ska egentligen dokumenten hanteras på ett rättssäkert sätt? Utbildaren Staffan Olsson presenterar här några grundläggande insikter som är bra att ha koll på för alla som arbetar inom skola.

Anledningen till att ärenden och annat dokumenteras handlar i första hand om rättssäkerhet. Dokumentationen ska visa att beslut, åtgärder och insatser är underbyggda och motiverade, och många beslut kan dessutom överklagas. Plikten att dokumentera är till stora delar reglerat i lag. Dokumentation i skolan omfattar bland annat protokoll i till exempel elevstödsärenden, anteckningar vid extra anpassningar, utredningar och beslut, anmälningar till socialnämnden, betyg, individuella utvecklingsplaner och studieplaner, och personalens minnesanteckningar.

Olika regler för olika skolformer

Det är skillnad mellan kommunal och fristående skolverksamhet – den kommunala omfattas av offentlighetsprincipen, vilket inte den fristående gör. Det innebär bland annat förstärkt yttrandefrihet för tjänstemän, men framför allt att en stor del av dokumenten räknas som allmänna handlingar. Grundlagen säger att en allmän handling är inkommen till eller upprättad hos en myndighet samt förvarad där. Grundprincipen är att allmänna handlingar är offentliga och kan begäras ut. Däremot kan enskilda uppgifter i dem omfattas av sekretess och vara hemliga. Dokumentation i fristående skolverksamhet räknas däremot inte som allmän handling, och är därmed inte heller offentlig.

Personalgrupperna har olika skyldigheter

Varje personalgrupp inom skolan har olika skyldigheter att dokumentera vid olika tillfällen, vilket specificeras i relevant lagstiftning. I Skollagen nämns till exempel ärendehandläggningar, journalföring, rektorsbeslut eller överenskommelser under utvecklingssamtal. Ett antal andra lagar och bestämmelser styr också, till exempel Förvaltningslagen, Socialtjänstlagen, Offentlighets- och sekretesslagen (OSL), Tryckfrihetsförordningen (TF), Arkivlagen och GDPR. För hälso- och sjukvården i skolan behöver man dessutom ta hänsyn till Patientdatalagen, Patientsäkerhetslagen och Hälso- och sjukvårdslagen.

Vikten av säker hantering

I kommunal verksamhet måste man vara noga med att diarieföra hemliga handlingar, se till att någon är ansvarig för att förvara dem och se till att inga obehöriga kommer åt dem. Det ska också finnas en dokumenthanteringsplan som bestämmer när handlingar får och ska gallras ut. Viktigt att komma ihåg är också att vissa uppgifter omfattas av sekretess eller tystnadsplikt.

När man gör dokumentation ska den vara korrekt, läsbar och förståelig för den som berörs av den, samt ha en tydlig struktur. Den ska vara tillräckligt omfattande i förhållande till vad frågan gäller, och det ska vara möjligt att förstå eventuella ställningstaganden eller beslut. Språket ska vara enkelt och får inte vara kränkande. Värdegrunden för skolan gäller även för det språk som används.

Sammanfattning:

• Att dokumentera är en grundläggande skyldighet i många sammanhang i skolan, både vid ärendehandläggning, journalföring och vid så kallad verkställighet, då sådant framkommer som kan vara av betydelse i ärendet.
• Vid faktiskt handlande kan dokumentation ha betydelse, till exempel för minnet eller i de sammanhang då ett ärende kan tänkas behöva inledas. Ett exempel kan vara under en elevs samtal med kurator om skolsvårigheter eller missförhållanden hemma eller i det egna beteendet.
• Handlingar ska förvaras tryggt, särskilt när de omfattas av sekretess. Etiska bedömningar ska göras när någon i verksamheten vill ta del av dessa uppgifter. För skolsköterska och skolläkare gäller sekretess mot övrig personal i skolan.
• God dokumentation bidrar till rättssäkerhet. Den ska vara lagom omfattande och tydlig. Språkbruket ska bygga på respekt för individen och vara lätt att förstå.

Källa: Staffan Olsson, författare, föreläsare och tidigare lärarutbildare vid Lärarhögskolan i Stockholm. Staffan Olsson var en av föreläsarna under Gotit Week hösten 2021.