Bild: Jacob Lund
Digital betygssignering – ett lyft för Sundsvalls kommun
Hanteringen av betyg inom vuxenutbildningen är en komplex process som ofta omfattar många olika personer och en hel del pappersexercis. För att förenkla processen har vuxenutbildningen i Sundsvalls kommun under 2021, tillsammans med Gotit, arbetat med en lösning för digital signering av betygskatalogerna. Ett omfattande och komplext arbete som givit många lärdomar och ett uppskattat resultat.
Vuxenutbildningen i Sundsvalls kommun har länge strävat efter att bit för bit digitalisera sin verksamhet. Under 2021 var det dags att digitalisera betygskatalogerna, med ambitionen att skapa ett digitalt flöde, hela vägen från det att betyget sätts och går vidare till signering av lärare, godkännande av handläggare och till slut når eleven och kommunarkivet.
– Vi har i uppdrag att digitalisera så mycket som möjligt för att skapa mervärde för våra elever och frigöra tid från våra medarbetare,
så att de kan göra annat än att hantera papper, konstaterar Jennie Sjögren, rektor på vuxenutbildningen i Sundsvall. Hanteringen av betygskataloger tar mycket tid och kräver stora resurser så här fanns stora vinster att hämta.
Före digitaliseringen krävde betygskatalogerna att sex olika funktioner på 15 olika arbetsplatser deltog i hanteringen. Processen var bland annat beroende av post, arkivpapper, skrivare, förflyttningar och mellanlagring av betygskataloger i arkivskåp. Med 16 000 kursdeltagare per år blev det ansenlig mängd papper som skulle hanteras.
”Att eleverna snabbare får tillgång till sina betyg är jätteviktigt i perioder då betygen ska registreras för antagning till högskola och universitet.”
När digitalisering är klar sker hanteringen genom ett musklick och processen har därmed förkortats markant, vilket både gynnar eleverna, lärarna, antagningshandläggarna och rättssäkerheten.
– Att eleverna snabbare får tillgång till sina betyg är jätteviktigt i perioder då betygen ska registreras för antagning till högskola och universitet. Att vi slipper skicka papper via post ökar också rättssäkerheten då inga dokument riskerar att skickas fel eller försvinna längs vägen, säger Jennie Sjögren.
Arbetet med digitaliseringen har inkluderat samverkan mellan många olika professioner från olika verksamheter och förvaltningar i kommunen. Man har också haft ett nära samarbete med Gotit längs hela resan. Under våren gjordes bland annat ett gediget förarbete där man i detalj gick igenom de interna processerna för få en bild av nuläget. I nästa steg fick lärare och administratörer vara med och utveckla den nya processen tillsammans med Gotit. Målet var att göra processen så enkel och smidigt som möjligt med hänsyn taget till Skolverkets föreskrifter och rådande juridiska krav.
Under hösten 2021 har projektet löpt vidare med stort fokus på intern samverkan. Att hålla alla berörda informerade längs resans gång är jätteviktigt och nyckeln till framgång konstaterar Jennie Sjögren.
– Vi har också hela tiden haft ett nära samarbete med kommunarkivet vilket varit jätteviktigt då e-arkivet behövs som stöd för en heldigital ärendehanteringsprocess. Vi har också månat om att hålla lärarna informerade hela tiden. Eftersom de behöver signera med sitt personliga bank-id i den nya processen så var det jätteviktigt att de var insatta i vad vi höll på med. Vi var också noggranna med att ha både genomförandeplan och kommunikationsplan på plats för att inga viktiga frågor eller aspekter av projektet skulle falla mellan stolarna, säger Jennie Sjögren.
– Till andra kommuner som är nyfikna på att göra ett sådant här arbete skulle jag verkligen rekommendera att man ser till att internt ha koll på sina processer och sin informationshanteringsplan innan man påbörjar den här resan. Man behöver också knyta nyckelpersoner och verksamheter till sig, för detta är inget arbete man kan göra ensam. För oss har bland annat Niklas Edén på kommunarkivet och samarbetet med Gotit varit avgörande för projektets framgång.
Tips till kommuner som funderar på att satsa på digital signering av betygskatalogerna:
- Besluta vilka som måste vara delaktiga och säkerställ att det finns tid.
- Besluta vem som leder arbetet framåt.
- Boka in avstämningsmöten i god tid.
- Ha koll på informationsplanen.
- Ta fram en projektplan som innehåller en genomförandeplan och en kommunikationsplan.
- Var beredd på att det tar längre tid än du tror…
Jennie Sjögren,
rektor på vuxenutbildningen, Sundsvall
Är du intresserad av att digitalisera er betygskatalog?
Kontakta Jonas Hansson
Bild: Jacob Lund
Bild: Shuttersrtock
Bild: Jacob Lund