Bild: Jacob Lund
Att kommunicera i förändring
Så få du med alla på tåget
Att införa ett nytt IT-system innebär inte bara att användarna ska vänja sig vid en ny plattform med nya funktioner och ett nytt utseende. De måste också vänja sig vid själva tanken på förändringen. För att göra införandeprocessen så smidig som möjligt är det därför klokt att göra en plan för den interna kommunikationen.
När man planerar en större förändring i en organisation, så kan man vara ganska säker på att det finns personer som reagerar med motstånd. Ofta handlar det om att de inte känner sig informerade och att de inte förstått nyttan med förändringen. Men genom förståelse för förändringsprocessens olika faser kan man stötta förflyttningen från blockering till acceptans med hjälp av skräddarsydd kommunikation.
Här följer en kortare översikt över den klassiska förändringsprocessens fyra faser och vilken typ av kommunikation som passar bäst i respektive fas:
- Blockeringsfasen
I blockeringsfasen har många svårt att ta in förändringen och reaktionerna brukar därför ofta vara ganska tystlåtna. Det är lätt att misstolka tystnaden som acceptans, men det är viktigt att tänka på att det kan vara svårt att få fram budskapet. Att upprepa informationen i en mix av kanaler kan vara en god idé.
- Motståndsfasen
I motståndsfasen tar de negativa känslorna större plats. Känslor av motstånd och en ovilja till förändring förkommer och det är inte helt ovanligt med ilskna reaktioner. Den som arbetar med förändringen kan dock trösta sig med att reaktionerna ändå är ett slags tecken på engagemang. I den här fasen passar kommunikation i mindre grupper bäst, gärna med kollegor som känner varandra väl eller i form av enskilda samtal med en chef. Försök att skapa trygghet och besvara eventuella frågor snabbt.
- Bearbetningsfasen
I bearbetningsfasen har anpassningen påbörjats. Många frågor dyker fortfarande upp och det är vanligt att man vill veta mer exakt vad förändringen kommer att innebära för mig, min avdelning etc. Detta kan ta ganska mycket energi från organisationen och det är klokt att lägga fokus på att få medarbetarna att se fördelar med förändringen, både för sig själva och verksamheten.
- Acceptansfasen
I acceptansfasen ökar energin, man börjar blicka framåt och några blir till och med ambassadörer för det nya. De som går i täten och tror mest på förändringen vill gärna få uppskattning för sina insatser och de har ofta idéer till ytterligare utveckling. Glöm inte att titta tillbaka på projektet och bekräfta allt arbete som gjorts. Och framför allt fira!