Monthly Archives: juni 2022

Foto: Shutterstock

”Verkligheten är rörlig och föränderlig”

Verkligheten inom offentlig sektor är mångfacetterad och svår att generalisera. Lennart Wittberg, föreläsare på företaget Effektiv Styrning, menar att det därför är viktigt att ha en styrning grundat på tillit i stället för mål och resultat.

Hej, Lennart! Vad menas egentligen med tillitsbaserad styrning? 

– Tillit handlar om att hantera risker i relationer. I praktiken innebär det att man har realistiska förväntningar på att människor beter sig som de borde, baserat på erfarenheter och kända omständigheter. Tillit kan aldrig uppstå i riskfria relationer, utan skapas bara när det finns någon form av ömsesidigt beroende. Tillitsbaserad styrning innebär i sin tur att man har en styrning som skapar förutsättningar för tillit att växa – chefer och kollegor behöver ömsesidigt kunna lita på att man hanterar varje situation på bästa sätt.

Lennart Wittberg, föreläsare på Effektiv Styrning.

Och vad har tillitsbaserad styrning för roll inom skola och annan offentlig sektor?

– Studier visar att det finns en hög grad av tillit, men att styrningen ofta är utformad som om tillit inte fanns eller var ointressant. Styrningen drivs i stället av mål och resultat, som inte tar hänsyn till mellanmänskliga relationer. Man försöker att ”styra med fjärrkontroll” där man förlitar sig på att personer utanför verksamheten ska säkerställa kvaliteten, i stället för personal på plats. Då har man skapat ett system som ger mindre plats för professionellt omdöme. Verkligheten kan inte definieras i mål och regler, utan varje unik situation behöver hanteras på bästa möjliga sätt.

Styrningen utformas ofta som om organisationen vore ett komplicerat system, när den snarare är ett komplext system. Vad är skillnaden?

– När man ser organisationen som ett komplicerat system, tror man att det går att bryta upp helheten i mindre delar och kartlägga ett orsakssamband – lite som om verksamheten vore en maskin. Men dagens organisationer är komplexa och större än summan av delarna. Man kan se det lite som en levande organism. Det går inte att studera en myrstack genom att dela upp den i delar och studera en myra, utan det gäller att förstå interaktionen för att förstå helheten. Samma sak gäller med styrning och tillit. Verkligheten är inte stabil och mekanisk, utan rörlig och föränderlig.

Hur ska man styra för att hantera risker på bästa sätt inom offentlig sektor?

– Den största missuppfattningen är att kontroll och övervakning reducerar risker, men en organisation består av människor och känslor. Därför krävs det tillit för att hantera risker i relationer. Ett bra exempel från sjukvården är en undersköterska som förstår när det är läge för att duscha en dement person och när det blir ett övergrepp. Sådant kan man inte definiera och skriva regler för. Även om tillit minskar risktagandet, kan det inte ta bort det helt.

Till sist, varför är det så viktigt med handlingsutrymme?

– Det finns alltid ramar och regler att följa, till exempel uppdrag, lagar och verksamhetsplaner. Men allt kan inte styras eller förutses. Därför måste man se till att det finns ett flexibelt handlingsutrymme inom den ramen, som både kan och ska användas. Det är det enda sättet att hantera komplexitet på.

Tillit och tillitsbaserad styrning i korthet

1. Tillit handlar om att hantera risker i relationer och kan bara uppnås om det finns någon form av ömsesidigt beroende. Riskfria relationer kan aldrig skapa tillit, men relationerna behöver inte vara jämlika. Tillit minskar risktagandet, men kan inte ta bort det helt.
2. Inom offentlig sektor finns en hög grad av tillit, men styrningen är utformad som om det vore tvärtom. Ofta är styrningen i stället grundad på mål och resultat, där man utgår från att organisationer är komplicerade i stället för komplexa.
3. För att uppnå tillit är det faktiska handlingsutrymmet och hur vi ser på kvalitet och misstag helt avgörande.

Foto: Jacob Lund

Smidigt införande av Alvis i Tyresö

När Tyresö kommun bytte administrativt system för vuxenutbildningen gick genomförandeprocessen smidigt. Redan ett halvår efter projektstarten var man i gång med basfunktionerna i Alvis. Framgångsfaktorerna stavades god planering, hög arbetsmoral och ett positivt förhållningssätt i projektgruppen.

Sandra Lindblom är systemförvaltare för Alvis i Tyresö kommun och fungerade som delprojektledare för införandeprojektet, som avslutades i november 2021. I uppdraget ingick att vara en länk mellan projektledaren, verksamheten och Gotit under införandet av Alvis. Nu, ett halvår senare, är hon nöjd när hon ser tillbaka på projektet.

– Vi hade bemannat projektgruppen på ett bra sätt och försökt att ta höjd för att kunna lösa våra vanliga arbetsuppgifter parallellt med införandeprojektet. Att stärka upp organisationen lite extra är ett måste eftersom det går åt en hel del tid till bland annat utbildningar, inställningar och validering av data, konstaterar hon.

Delar av Tyresös projektgrupp. Från vänster: Judeh Mazhar, skoladministratör, Malin Warne, IT-samordnare, Théresé Sarocchi, samordnare och Tina Allard, studie/yrkesvägledare.

I Tyresös projektgrupp ingick två SYVar, en IT-samordnare, en samordnare, två administratörer, projektledaren och Sandra.

– Vi hade en jättebra projektgrupp. Alla hade hög arbetsmoral och en positiv anda och ansträngde sig verkligen för att lösa alla uppgifter längs vägen. I vissa moment tog vi också in lite mer spetskompetens där det behövdes.

– Vi har också haft ett väldigt bra samarbete med Gotit. Vi var lite nervösa och stressade i början då vi tyckte att tidsplanen var tight, men vi uppfattade Gotit som lugna och tillmötesgående, vilket lugnade oss. Kommunikationen och återkopplingen fungerade bra och det märktes att de hade bra erfarenhet av införanden och kompetens kring våra frågor. Ett förbättringsområde, som vi har givit som feedback, är att Gotit kan bli ännu tydligare med att informera om vanliga misstag som kommuner ofta gör i sådana här processer. Ett exempel var att det blev lite tight med tid för konverteringen. Det hade varit bra om vi börjat kontrollera hur vår data såg ut lite tidigare.

Eftersom Tyresö är en relativt liten kommun, med vuxenutbildning på en enda skola så behövde man inte kommunicera så brett inom kommunen utan lade fokus på att arbeta med information på hemsidan så att eleverna som skulle ansöka nåddes av informationen.

Började med basnivå

Tyresö valde att lägga sig på en basnivå i Alvis vid införandet och avvaktade därför med en del utvecklingsfrågor. Nu när medarbetarna lärt känna systemet så tittar man på hur man kan jobba vidare med andra delar som ökar potentialen.

Sandra är stolt över att projektgruppen kunde bibehålla en positiv anda hela vägen, trots perioder av hög arbetsbelastning och att mycket av arbetet fick ske på distans på grund av pandemin. Samt att verksamheten även blev nöjda med slutresultatet.

– När vi haft uppföljningsmöte med verksamheten efter införandet, lyfte verksamheten fram Gotits snabba återkoppling i supporten. Användarna känner sig trygga med att de får hjälp vid frågor.

Sandra konstaterar också att det är bra om man får med sig skolans ledning i processen redan under införandet så att de lär känna systemet och dess struktur och kan ta del av den statistik som finns tillgänglig i verksamhetssystem.

– För oss är det viktigt att Alvis inte bara blir ett administrativt stöd, utan även ett strategiskt, säger hon.

Tipset!

Ett tips från Tyresö till andra kommuner är att boka in interna avstämningsmöten efter varje utbildningstillfälle med Gotit. I Tyresös projektgrupp reflekterade man kring alla utbildningar efteråt. Var man nöjd med utbildningen? Var det något som man måste ha mer information om? Behövdes det tas beslut om något som tagits upp på utbildningen?  Behövdes en specifik rutin för Tyresö? Vem gör vad av det som togs upp på utbildningen etc.

Det var en bra tidpunkt för att samla tankarna med våra projektdeltagare när utbildningen fortfarande var färsk i minnet samt att fånga upp frågor som vi behövde lyfta med Gotit – både högt och lågt.

Sandra Lindblom, systemförvaltare Tyresö.

Bild: Shutterstock

Kostnadsfritt webbinarium

Utveckla vuxenutbildningen med hjälp av administrationen

Datum: Onsdag 22 juni
Tid: 13:00–14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skoladministratörer, skolledare och huvudmän inom vuxenutbildningen

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Rollen som rektor kräver en ny form av ledarskap

Datum: Onsdag 15 juni
Tid: 13:00–14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Anmäl dig till webbinariet här.