Monthly Archives: juni 2023

Bild: Shutterstock

Systemsyn – ett effektivare sätt att arbeta

Verkligheten är komplex, och för att kunna styra den åt det håll man vill, behöver verkligheten ses och förstås sådan den nu är. Lennart Wittberg berättar om fördelarna med att tillämpa systemsyn i skolans verklighet.

Att använda sig av systemsyn är ett sätt att hantera svåröverskådliga situationer i komplexa organisationer – så som verkligheten ofta ser ut.

– Vi människor har en tendens att förenkla verkligheten när vi ska hantera den. Men det kan ställa till problem, genom att vi förenklar för mycket. Eller till och med börjar tro att förenklingen är verkligheten. Men verkligheten är ofta komplex, vilket betyder att den är både rörig och rörlig. Då behöver vi lära oss att se och förstå komplexiteten, säger Lennart Wittberg, som är författare, föreläsare och rådgivare inom strategisk utveckling och förändring.

Skolans värld är ett exempel på en verksamhet som är komplex. Där finns ett helt ekosystem av olika aktörer, som eleven själv, familj, övrig omgivning, samhälle och skolan, som alla påverkar – inte bara slutresultatet, utan även varandra. Värdet ligger inte i vad var och en rent konkret gör, utan vad som faktiskt uppnås i denna samverkan.

Lennart Wittberg, författare, föreläsare och rådgivare inom strategisk utveckling och förändring.

– Skolan kan inte hanteras som en fabrik, där man stoppar in en ”resurs” och får ut ett “värde”, med förhoppningen att mer resurser in ger mer kunskap ut. Sådana enkla samband existerar inte i skolan. Där behöver man i stället tillämpa systemsyn, säger Lennart Wittberg.

Utgångspunkten vid systemsyn är organisationens syfte – varför den finns och vad verksamheten ska uppnå, i skolans fall alltså att eleverna faktiskt lär sig det de ska och utvecklas som individer. Det handlar om vilket perspektiv man väljer att ta, menar Lennart Wittberg. I stället för att ha fokus på produktionen (”vi ska göra fler aktiviteter billigare”) behöver man ha fokus på behovet (”vi ska göra mer nytta”).

Planering behövs men planer kan vara ett tveeggat svärd, enligt Lennart Wittberg – det kan vara riskabelt att ta fram en plan och sedan följa den till punkt och pricka. En plan kan ge illusionen av att ha kontroll, men verkligheten vill ofta annorlunda. Planering måste vara en ständigt pågående process, och man måste vara förberedd och skapa handlingsberedskap för det som kan hända, konstaterar han.

Det är även viktigt att tänka till kring är de mål man sätter upp. Vid systemsyn är det bara själva syftet som ska ha mål – alltså det man faktiskt vill uppnå. Däremot ska man inte sätta upp mål för de medel man ska använda, eller de externa krav som ställs på verksamheten. I skolans fall kan man enkelt säga att syftet är att eleven ska lära sig något, medlet är själva undervisningen, och kraven är att det sker respektfullt och kostnadseffektivt. Man ska alltså inte sätta upp mål för till exempel hur många undervisningstimmar man ska genomföra, för det säger ingenting om hur väl syftet faktiskt uppnås.

– Vi ska alltså mäta det vi ska uppnå, trots att det kan vara svårt att mäta just det. Vi ska inte sätta mål på det som kan mätas bara för att det är enkelt att göra så. För att mäta om vi ligger rätt behöver vi använda flera indikatorer som vi bedömer i ett sammanhang. Det kan hjälpa oss att avgöra om vi har nått målen, säger Lennart Wittberg.

Han rekommenderar att man använder sig av något som han kallar ”bukettmetoden”. Man skapar ”buketter” av olika indikatorer, ur flera olika perspektiv. Man kan till exempel välja elevens perspektiv, lärarnas och skolans perspektiv, och samhällets perspektiv. Från varje perspektiv kombineras sedan flera indikatorer. De olika perspektiven bedöms sedan samlat.

– Genom att på detta sätt kombinera flera indikatorer, mätningar och iakttagelser och bedöma dem i sitt sammanhang, alltså utifrån verkligheten, kan vi skapa en berättelse som visar på förändring och riktning. Då kan vi bedöma om vi har närmat oss de önskade effektmålen, säger Lennart Wittberg.

I grund och botten handlar systemsyn om att man ser en organisation som en del av ett större system, och att värde skapas gemensamt av alla aktörer i systemet. Styrning och granskning ska handla om hur man ska bäst ska få organisationen att bidra till den gemensamma nyttan.

– Målet måste alltid vara att vi som organisation ska göra individen och samhället bättre – då blir vi själva bättre, säger Lennart Wittberg.

Bild: Shutterstock

Bättre fokus på elever med systemsyn

Vuxenutbildningscentrum, VUC, i Västerås är inne i ett arbete med att omforma rutiner och processer i skoladministrationen. Målet är att bland annat att få in större fokus på kvalitet och att öka anpassningsbarheten i organisationen – allt med ambitionen att förbättra elevernas lärande.

De runt 45 medarbetarna på VUC i Västerås har i uppdrag att genomföra kommunal vuxenutbildning. I uppdraget ingår bland annat att ta hand om ansökningar, antagning och mottagning, tillhandahålla reception, studie- och yrkesvägledning och annat stöd. I december 2020 drogs ett omställningsarbete i gång. Anledningarna var bland annat att organisationens arbete var för personbundet och inte effektivt nog, med stopp i många flöden.

– Det var helt enkelt för dåligt fokus på elevernas lärande. De kom i kläm, säger Katarina Lundquist, enhetschef på VUC i Västerås.

VUC har haft några viktiga utgångspunkter för omställningen. Först och främst har man tagit avstamp i de övergripande målen som de formuleras i skollagens 20:e kapitel §2. Där sägs till exempel att vuxna ska stödjas och stimuleras i sitt lärande, och ska ges möjligheter att utveckla sina kunskaper och sin kompetens. I lagtexten sägs dessutom att utgångspunkten för utbildningen av enskilda elever ska vara dennes behov och förutsättningar.

– Andra viktiga utgångspunkter för omställningsarbetet har varit den gemensamma kompetensen och att arbeta tydligare i processer samt i samarbete, säger Katarina Lundquist.

En viktig förändring som genomförts är ny organisation av elevadministrationen.

– Numera jobbar alla inom elevadministrationen med alla delar. Processerna och flödena har blivit tydligare och hänger ihop hela vägen. Vi har också bättre och tätare samarbete med studie- och yrkesvägledarna, och gör fler studieplaneringar som gagnar elevens resa, säger Katarina Lundquist.

Systemadministratörernas roll har också förtydligats, och de sköter allt bakom kulisserna i Alvis.

– Vi har också strävat efter att införa ett nytt mindset – att ge kunden korrekt svar direkt vid första kontakten. Alla ska kunna ge bra svar kring elevens process, vare sig kontakten går via telefon, mejl eller vår reception. Det ger oss mer tid att arbeta undan i förväg i stället för att hantera frågor i efterhand. Får vi till exempel en inkorrekt ansökan kan vi flytta den till nästa start och kontakta eleven, det har minskat antalet avslag.

Ett nytt Lärcentrum samlar ett flertal funktioner, bland annat studiestöd och handledning, strukturellt stöd med studier, IKT-stöd och EHT-team. En samverkan med AME och SKE har också inletts. Tillsammans med VUC bildar de ett kartläggningsteam som träffas och samtalar kring elever som inte gör progression, för att kunna sätta in bättre åtgärder för elevens lärande.

Det finns också en ny kvalitetsorganisation som ska tillse att anordnare följer avtalen.

– För att öka undervisningens kvalitet har vi bildat team av olika professioner som gör besök på lektionerna och håller i samtal mellan lärarkollegor. De kan föreslå förbättringar som behöver göras och ge stöd i detta arbete, säger Katarina Lundquist.

Hon medger att det har funnits en del utmaningar längs resans gång, som vid alla stora förändringar inom organisationer.

– Det har funnits röster som ifrågasatt, många starka känslor, ökad stress och sjukskrivningar. Men när de nya processerna har börjat sätta sig har vi märkt att effektiviteten ökat markant. Samma antal personer gör väldigt mycket mer arbete, och med högre kvalitet. Känslan av att vara en del av ett sammanhang och att göra skillnad för eleverna har blivit mycket starkare. Vi ångrar verkligen inte att vi har genomfört det här, säger hon.

Resultatet har också visat sig. VUC kan nu genomföra fler starter kontinuerligt under året, och har fått kortare ställtider från ansökan till kursstart. Eleverna får bättre och mer korrekt information under studierna, och stödet via till exempel Lärcentrum leder till färre avbrott och underkända betyg.

– Genom att anamma systemsyn har vi förbättrat oss på många punkter. Vi välkomnar nya insikter, och ser möjligheter i stället för problem och fel. Vi har också blivit mycket mer förlåtande mot oss själva när det inte har blivit som planerat. Vi är ju bara människor, säger Katarina Lundquist.