Bild: Shutterstock
Bättre fokus på elever med systemsyn
Vuxenutbildningscentrum, VUC, i Västerås är inne i ett arbete med att omforma rutiner och processer i skoladministrationen. Målet är att bland annat att få in större fokus på kvalitet och att öka anpassningsbarheten i organisationen – allt med ambitionen att förbättra elevernas lärande.
De runt 45 medarbetarna på VUC i Västerås har i uppdrag att genomföra kommunal vuxenutbildning. I uppdraget ingår bland annat att ta hand om ansökningar, antagning och mottagning, tillhandahålla reception, studie- och yrkesvägledning och annat stöd. I december 2020 drogs ett omställningsarbete i gång. Anledningarna var bland annat att organisationens arbete var för personbundet och inte effektivt nog, med stopp i många flöden.
– Det var helt enkelt för dåligt fokus på elevernas lärande. De kom i kläm, säger Katarina Lundquist, enhetschef på VUC i Västerås.
VUC har haft några viktiga utgångspunkter för omställningen. Först och främst har man tagit avstamp i de övergripande målen som de formuleras i skollagens 20:e kapitel §2. Där sägs till exempel att vuxna ska stödjas och stimuleras i sitt lärande, och ska ges möjligheter att utveckla sina kunskaper och sin kompetens. I lagtexten sägs dessutom att utgångspunkten för utbildningen av enskilda elever ska vara dennes behov och förutsättningar.
– Andra viktiga utgångspunkter för omställningsarbetet har varit den gemensamma kompetensen och att arbeta tydligare i processer samt i samarbete, säger Katarina Lundquist.
En viktig förändring som genomförts är ny organisation av elevadministrationen.
– Numera jobbar alla inom elevadministrationen med alla delar. Processerna och flödena har blivit tydligare och hänger ihop hela vägen. Vi har också bättre och tätare samarbete med studie- och yrkesvägledarna, och gör fler studieplaneringar som gagnar elevens resa, säger Katarina Lundquist.
Systemadministratörernas roll har också förtydligats, och de sköter allt bakom kulisserna i Alvis.
– Vi har också strävat efter att införa ett nytt mindset – att ge kunden korrekt svar direkt vid första kontakten. Alla ska kunna ge bra svar kring elevens process, vare sig kontakten går via telefon, mejl eller vår reception. Det ger oss mer tid att arbeta undan i förväg i stället för att hantera frågor i efterhand. Får vi till exempel en inkorrekt ansökan kan vi flytta den till nästa start och kontakta eleven, det har minskat antalet avslag.
Ett nytt Lärcentrum samlar ett flertal funktioner, bland annat studiestöd och handledning, strukturellt stöd med studier, IKT-stöd och EHT-team. En samverkan med AME och SKE har också inletts. Tillsammans med VUC bildar de ett kartläggningsteam som träffas och samtalar kring elever som inte gör progression, för att kunna sätta in bättre åtgärder för elevens lärande.
Det finns också en ny kvalitetsorganisation som ska tillse att anordnare följer avtalen.
– För att öka undervisningens kvalitet har vi bildat team av olika professioner som gör besök på lektionerna och håller i samtal mellan lärarkollegor. De kan föreslå förbättringar som behöver göras och ge stöd i detta arbete, säger Katarina Lundquist.
Hon medger att det har funnits en del utmaningar längs resans gång, som vid alla stora förändringar inom organisationer.
– Det har funnits röster som ifrågasatt, många starka känslor, ökad stress och sjukskrivningar. Men när de nya processerna har börjat sätta sig har vi märkt att effektiviteten ökat markant. Samma antal personer gör väldigt mycket mer arbete, och med högre kvalitet. Känslan av att vara en del av ett sammanhang och att göra skillnad för eleverna har blivit mycket starkare. Vi ångrar verkligen inte att vi har genomfört det här, säger hon.
Resultatet har också visat sig. VUC kan nu genomföra fler starter kontinuerligt under året, och har fått kortare ställtider från ansökan till kursstart. Eleverna får bättre och mer korrekt information under studierna, och stödet via till exempel Lärcentrum leder till färre avbrott och underkända betyg.
– Genom att anamma systemsyn har vi förbättrat oss på många punkter. Vi välkomnar nya insikter, och ser möjligheter i stället för problem och fel. Vi har också blivit mycket mer förlåtande mot oss själva när det inte har blivit som planerat. Vi är ju bara människor, säger Katarina Lundquist.