Bild: Shutterstock
KUNDCASE
”Vår verksamhet är mer kvalitetssäker nu”
Från digitaliseringstankar till att använda Alvis i skarpt läge på bara ett halvår. Jen Holmberg, skolchef och rektor för vuxenutbildningen i Nacka, delar med sig av både erfarenheter och lärdomar av att byta IT-system.
Hej, Jen! Under 2022 bytte vuxenutbildningen i Nacka administrativt system. Hur upplevde ni införandeprocessen?
– Som väldigt smidig och strukturerad! Det var lätt att förstå att Gotit hade gjort det här förut. Vi hade en projektledare från digitalisering som höll i det från vårt håll tillsammans med en kundansvarig på Gotit. De träffades regelbundet, precis som alla konstellationer i projektgruppen gjorde. Båda parter ville hela tiden samma sak och vi hade tydliga datum att jobba med. Det gjorde att införandeprocessen gick väldigt snabbt – från att avtal skrevs under våren till att systemet var implementerat på hösten.
Vilka framgångsfaktorer och utmaningar stötte ni på?
– De största framgångsfaktorerna var god planering, en tydlig tidplan och framför allt – kompetenta och engagerade människor i projektgruppen. Det vi fastnade i ibland handlade om hur vi ville kunna arbeta i Alvis, eftersom det finns många olika sätt att lösa saker på i systemet. Därför hade det varit värdefullt med en guide eller checklista på vilka funktioner som behöver komma på plats i vilken ordning och att få se skarpa exempel på olika typer av lösningar och funktioner.
Jen Holmberg, skolchef och rektor för vuxenutbildningen i Nacka.
Förändring kan ibland vara skrämmande. Hur fick ni med alla på tåget?
– Vi var i startgropen för att byta IT-system redan 2019, så alla var förberedda på att det skulle komma. Vi hade även en löpande internkommunikation mellan våra enheter och avdelningar längs vägen, där vi fokuserade på tillämpningen av våra arbetssätt och vilka möjligheter det nya verktyget ger oss. Att Alvis är ett väletablerat system på marknaden underlättade också. All vuxenutbildning i Nacka levereras av våra externa anordnare och totalt är det cirka 20 skolor. I princip alla jobbar redan i Alvis via andra kommuner, så många anordnare gick bara och väntade på att vi skulle byta till samma system.
Hur förberedde ni er rent praktiskt?
– Genom omvärldsbevakning och nätverkande, både för att se hur andra kommuner jobbar i Alvis och vilka funktioner som matchar våra behov. Vi hade även referensgrupper, där vi pratade med våra anordnare för att fånga upp synpunkter och önskemål. Vi stötte aldrig på negativ feedback, utan det var egentligen vi som behövde anpassa vårt sätt att jobba på. Det är vi som har genomgått den största förändringen
Vad har införandet av Alvis gett för resultat?
– Vår verksamhet är mer kvalitetssäker nu. Systemet gör det enklare för oss att följa upp studiemedel, anordnare och individuella studieplaner, men också att ta fram statistik till vår kvalitetsuppföljning och vårt förbättringsarbete. Dessutom har Alvis gett oss nya möjligheter att analysera resultat och att mer finmaskigt titta på skillnader mellan kurser och studieresultat. Nu fördelar vi vår arbetstid på ett annat sätt och kan lägga mer tid på meningsfulla uppgifter.
Till sist, har ni något tips till andra kommuner som funderar på att byta IT-system?
– Vi tror jättemycket på omvärldsbevakning och att våga satsa på ett system som är anpassat efter den verksamhet man bedriver. Komvux är ju en skolform där elever ändå hoppar mycket mellan olika kommuner. Då är det en jättefördel när man kan dela information och data mellan varandra på ett smidigt sätt. Nyttja också tillfället till att tänka igenom era interna arbetssätt. Man tjänar mycket på att tänka nytt när ett system ger utrymme för utveckling av verksamheten på ett effektivt sätt!