Monthly Archives: maj 2024

Bild: Shutterstock

ALVIS

Eleven i centrum med transparent systemstöd

Kunskapsparken i Sollentuna kommun arbetar för att hitta rätt väg för varje enskild elev. Genom effektivare systemstöd har de hittat ett arbetssätt som låter dem få ett helhetsgrepp på elevens studier.

Vuxenutbildningen Kunskapsparken i Sollentuna är ansvariga för utbildningen av 3 300 elever och erbjuder kurser inom Sfi, grundläggande och gymnasial vuxenutbildning, och yrkesutbildningar. Här sätter man elevens behov i centrum, oavsett om det rör sig om antagning, vägledning, administration eller stöd under studietiden. Genom ett transparent systemstöd blir hanteringen effektiv och eleverna slipper upprepa samma information vid flera tillfällen. Så här arbetar Kunskapsparken med systemstödet i Alvis;

Antagningsprocessen börjar med att eleverna ansöker till kurser via en webbansökan som tas emot av Kunskapsparkens studie- och yrkesvägledare.

– Ibland kan det behövas ett vägledande samtal innan eleven kan påbörja sin kurs. Det kan handla om att målet är oklart, att eleven har sökt annorlunda än planerat, saknar en fullständig gymnasieexamen eller har angett behov av stöd i sin ansökan, berättar Anita Simak, rektor vid Kunskapsparken.

Automatiserade utskick

Vid behov aktiveras funktionen ’hänvisning till vägledning’ i Alvis, vilket gör att det skickas ut ett automatiskt e-postmeddelande som uppmanar eleven att boka en tid med en studievägledare, inklusive en direktlänk till bokningssidan.

–  De automatiska utskicken underlättar på flera sätt. Till exempel går ett automatiskt meddelande ut om eleven har två F/IG-betyg eller har angivit behov av stöd. Detta snabbar på processen så att eleven kan fortsätta med sin ansökan utan onödiga fördröjningar, säger Anita.

Dokumentation

För att säkerställa att alla elever får konsekvent och kvalificerad hjälp, oavsett kontaktväg, använder Kunskapsparken sig av en funktion i Alvis som de kallar för ’röda rutan’.

– Där skriver vi vad vi gör och ska göra i nästa steg, varför vi hänvisat till vägledning, eventuell anledning till avslag eller om de sökt fel kurs. Denna information är endast tillgänglig för oss på Kunskapsparken och gör att vi enkelt kan hjälpa eleven vidare oavsett om hen ringer, chattar, mejlar eller besöker vår självserviceyta, förklarar Anita.

I de fall en elev har angett behov av stöd skrivs ett anpassningsförslag med syfte att stödja eleven till godkända betyg. Detta dokument delas sedan med skolan genom att det laddas upp tillsammans med elevens bilagor i Alvis.

–  Under studiernas gång följer vi upp hur det går för eleven. För att säkerställa att ingen elev faller mellan stolarna markeras de elever med anpassningsförslag så att vi enkelt kan se vilka elever som ska få ett uppföljningsmejl.

Dagboksanteckningar

För vägledningsfrågor och information som både elev, skola och Kunskapsparken behöver tillgång till används fältet ’Dagboksanteckning’. Här kan det exempelvis stå vilken kurs eleven ska läsa och hur många poäng det är kvar. I sitt elevfokuserade arbete identifierade Kunskapsparken ett behov av att, i de fall det är relevant för elevens studieförmåga, notera information av känsligare karaktär, som kan röra exempelvis elevens mående, utredd diagnos eller familjesituation. Detta löste Alvis genom en funktion som heter ’specialpedagogiska insatser’.

– Den här information som är saklig och utan värderingar och som bara ett fåtal personer i vårt Lärteam har tillgång till. Det skapas en grön gubbe vid elevens namn och den följer med var man än är i programmet som en indikation på att det finns information om specialpedagogiska insatser. Vi vill kunna bemöta eleven professionellt utan att de behöver berätta sin situation varje gång, och då underlättar den här funktionen verkligen, säger Anita och avslutar.

– Systemstödet gör att alla som jobbar hos oss kan hjälpa eleven vidare, och skapar en bra arbetsmiljö med glada medarbetare som hjälper varandra.

Bild: Jacob Lund

Billigare skola med bättre kvalitet – är det möjligt?

Är det möjligt att driva en billigare skolverksamhet utan att kompromissa med kvaliteten? Genom att acceptera att skolan är komplex och låta styrningen utgå från verksamhetens syfte går det menar Siv Liedholm på Effektiv styrning.

Siv Liedholm, civilekonom på Effektiv styrning.

Våra sätt att tänka påverkar hur vi styr vår verksamhet och i slutänden även de resultat vi uppnår. När resultatet inte är till belåtenhet är det lätt att tänka att något måste förändras i styrningens struktur. Men enligt Siv Liedholm, civilekonom på Effektiv styrning, räcker inte det. Hon menar att det är våra sätt att tänka om människor, kvalitet och kostnader som påverkar hur vi organiserar, leder och styr våra verksamheter, och att vi behöver uppdatera våra tankemodeller snarare än våra dokument.

– Vår syn på kvalitet och kostnader är i stor utsträckning hämtad från 1900-talets fabriker, förklarar Siv Liedholm. Fabriken är ett slutet system där vi kan ha kontroll på insatsvaror, arbetssätt och produktens kvalitet. Här är variation en fiende.

Kan då skolan liknas vid en fabrik? Nej, alla som jobbar inom skolans värld vet att utbildning inte är en fabrik. Alla elever är olika och kräver olika bemötande. Variation är ingen fiende utan helt nödvändigt för att uppnå kvalitet, som i skolans fall handlar om elevens lärande.

– En elev är inte en produkt, och att skapa förutsättningar för elevens lärande är en tjänst. Lärandet sker genom interaktion och samskapande mellan elever och lärare, och först när vi anpassar arbetssättet efter behoven blir det kvalitet i lärandet, säger Siv, som passar på att ge en känga till Skolverkets systematiska kvalitetsarbete.

– Det här är självklarheter för alla som arbetar i skolan men inte för de som utformar styrningen. Skolverkets systematiska kvalitetsarbete tar ensidigt upp kvalitet i dokumentationen i stället för kvaliteten i relationerna mellan människor. Hon utvecklar:

– När vi försöker lösa problem är det lätt att tänka att det är fel på någon del – på eleven, läraren eller studieplanen. Men i ett komplext system som skolan, där flera delar är beroende av varandra, måste vi titta på relationerna mellan de olika delarna och om de arbetar i samma riktning. Det viktigaste är att det finns ett tydligt syfte med verksamheten, för det är först när individerna i skolan, skolans struktur och kultur vill åt samma håll som verksamheten blir effektiv på riktigt.

Att styra skolan som ett komplext system skiljer sig från att styra skolan som en organisation. När styrningen utgår från organisationen och fokus ligger på ”pengar och pinnar”, blir målet att göra mer billigare, och att visa att organisationen är effektiv och legitim.

– Risken är att vi gör saker för organisationens skull, inte för elevernas skull, vilket i sin tur gör att resultatet i systemet som helhet blir dåligt – och dyrt för samhället. Exempelvis att elever blir hemmasittare och att många inte klarar grundskolan med godkända betyg.

När de dåliga resultaten leder till bristande tillit från vårdnadshavare, politiker, revisorer och inspektionsmyndigheter, är den vanligaste lösningen att införa mer struktur, processer och granskning.

– Det går för mycket tid och kostnader till att få organisationen att se bra ut i stället för att låta styrningen utgå från syftet med verksamheten. Vi måste acceptera att skolan inte går att detaljstyra och fråga oss vad syftet är och om vi gör rätt saker för att nå dit, säger Siv. Hon avslutar:

– Om vi arbetar mot ett gemensamt syfte och lär oss möta variation med variation kan vi få en effektiv verksamhet som ofta blir både billigare och bättre som helhet. Kvalitet handlar om att se till att det finns förutsättningar för de som verkar i skolans verksamhet att tillsammans agera för det som är bäst för varje elevs lärande. Om vi har fokus på kvalitet kommer det att leda till lägre kostnader totalt sett. Om vi däremot har fokus på att sänka kostnaderna i varje del kommer verksamheten totalt sett bli dyrare.

Så kan du arbeta med verksamhetens syfte:

• Skapa berättelser: Hur vill ni att er skola ska vara och vad betyder det i återkommande händelser i klassrummet, matsalen eller lärarrummet. Skapa berättelser (som ersätter processer och rutiner) om hur det ska gå till när det kommer in en ny elev i klassen, när en tallrik faller i golvet eller en ny vikarie börjar.
• Låt budgeten ”flyta uppåt”. Budgetstyrning på för detaljerad nivå skapar fokus på pengar, inte på kvalitet.