Bild: Shutterstock
ALVIS
Eleven i centrum med transparent systemstöd
Kunskapsparken i Sollentuna kommun arbetar för att hitta rätt väg för varje enskild elev. Genom effektivare systemstöd har de hittat ett arbetssätt som låter dem få ett helhetsgrepp på elevens studier.
Vuxenutbildningen Kunskapsparken i Sollentuna är ansvariga för utbildningen av 3 300 elever och erbjuder kurser inom Sfi, grundläggande och gymnasial vuxenutbildning, och yrkesutbildningar. Här sätter man elevens behov i centrum, oavsett om det rör sig om antagning, vägledning, administration eller stöd under studietiden. Genom ett transparent systemstöd blir hanteringen effektiv och eleverna slipper upprepa samma information vid flera tillfällen. Så här arbetar Kunskapsparken med systemstödet i Alvis;
Antagningsprocessen börjar med att eleverna ansöker till kurser via en webbansökan som tas emot av Kunskapsparkens studie- och yrkesvägledare.
– Ibland kan det behövas ett vägledande samtal innan eleven kan påbörja sin kurs. Det kan handla om att målet är oklart, att eleven har sökt annorlunda än planerat, saknar en fullständig gymnasieexamen eller har angett behov av stöd i sin ansökan, berättar Anita Simak, rektor vid Kunskapsparken.
Automatiserade utskick
Vid behov aktiveras funktionen ’hänvisning till vägledning’ i Alvis, vilket gör att det skickas ut ett automatiskt e-postmeddelande som uppmanar eleven att boka en tid med en studievägledare, inklusive en direktlänk till bokningssidan.
– De automatiska utskicken underlättar på flera sätt. Till exempel går ett automatiskt meddelande ut om eleven har två F/IG-betyg eller har angivit behov av stöd. Detta snabbar på processen så att eleven kan fortsätta med sin ansökan utan onödiga fördröjningar, säger Anita.
Dokumentation
För att säkerställa att alla elever får konsekvent och kvalificerad hjälp, oavsett kontaktväg, använder Kunskapsparken sig av en funktion i Alvis som de kallar för ’röda rutan’.
– Där skriver vi vad vi gör och ska göra i nästa steg, varför vi hänvisat till vägledning, eventuell anledning till avslag eller om de sökt fel kurs. Denna information är endast tillgänglig för oss på Kunskapsparken och gör att vi enkelt kan hjälpa eleven vidare oavsett om hen ringer, chattar, mejlar eller besöker vår självserviceyta, förklarar Anita.
I de fall en elev har angett behov av stöd skrivs ett anpassningsförslag med syfte att stödja eleven till godkända betyg. Detta dokument delas sedan med skolan genom att det laddas upp tillsammans med elevens bilagor i Alvis.
– Under studiernas gång följer vi upp hur det går för eleven. För att säkerställa att ingen elev faller mellan stolarna markeras de elever med anpassningsförslag så att vi enkelt kan se vilka elever som ska få ett uppföljningsmejl.
Dagboksanteckningar
För vägledningsfrågor och information som både elev, skola och Kunskapsparken behöver tillgång till används fältet ’Dagboksanteckning’. Här kan det exempelvis stå vilken kurs eleven ska läsa och hur många poäng det är kvar. I sitt elevfokuserade arbete identifierade Kunskapsparken ett behov av att, i de fall det är relevant för elevens studieförmåga, notera information av känsligare karaktär, som kan röra exempelvis elevens mående, utredd diagnos eller familjesituation. Detta löste Alvis genom en funktion som heter ’specialpedagogiska insatser’.
– Den här information som är saklig och utan värderingar och som bara ett fåtal personer i vårt Lärteam har tillgång till. Det skapas en grön gubbe vid elevens namn och den följer med var man än är i programmet som en indikation på att det finns information om specialpedagogiska insatser. Vi vill kunna bemöta eleven professionellt utan att de behöver berätta sin situation varje gång, och då underlättar den här funktionen verkligen, säger Anita och avslutar.
– Systemstödet gör att alla som jobbar hos oss kan hjälpa eleven vidare, och skapar en bra arbetsmiljö med glada medarbetare som hjälper varandra.