BILD: SHUTTERSTOCK
Viktigt att veta om dokumentation i skolan
Skolverksamhet producerar stora mängder dokumentation. Men hur ska egentligen dokumenten hanteras på ett rättssäkert sätt? Utbildaren Staffan Olsson presenterar här några grundläggande insikter som är bra att ha koll på för alla som arbetar inom skola.
Anledningen till att ärenden och annat dokumenteras handlar i första hand om rättssäkerhet. Dokumentationen ska visa att beslut, åtgärder och insatser är underbyggda och motiverade, och många beslut kan dessutom överklagas. Plikten att dokumentera är till stora delar reglerat i lag. Dokumentation i skolan omfattar bland annat protokoll i till exempel elevstödsärenden, anteckningar vid extra anpassningar, utredningar och beslut, anmälningar till socialnämnden, betyg, individuella utvecklingsplaner och studieplaner, och personalens minnesanteckningar.
Olika regler för olika skolformer
Det är skillnad mellan kommunal och fristående skolverksamhet – den kommunala omfattas av offentlighetsprincipen, vilket inte den fristående gör. Det innebär bland annat förstärkt yttrandefrihet för tjänstemän, men framför allt att en stor del av dokumenten räknas som allmänna handlingar. Grundlagen säger att en allmän handling är inkommen till eller upprättad hos en myndighet samt förvarad där. Grundprincipen är att allmänna handlingar är offentliga och kan begäras ut. Däremot kan enskilda uppgifter i dem omfattas av sekretess och vara hemliga. Dokumentation i fristående skolverksamhet räknas däremot inte som allmän handling, och är därmed inte heller offentlig.
Personalgrupperna har olika skyldigheter
Varje personalgrupp inom skolan har olika skyldigheter att dokumentera vid olika tillfällen, vilket specificeras i relevant lagstiftning. I Skollagen nämns till exempel ärendehandläggningar, journalföring, rektorsbeslut eller överenskommelser under utvecklingssamtal. Ett antal andra lagar och bestämmelser styr också, till exempel Förvaltningslagen, Socialtjänstlagen, Offentlighets- och sekretesslagen (OSL), Tryckfrihetsförordningen (TF), Arkivlagen och GDPR. För hälso- och sjukvården i skolan behöver man dessutom ta hänsyn till Patientdatalagen, Patientsäkerhetslagen och Hälso- och sjukvårdslagen.
Vikten av säker hantering
I kommunal verksamhet måste man vara noga med att diarieföra hemliga handlingar, se till att någon är ansvarig för att förvara dem och se till att inga obehöriga kommer åt dem. Det ska också finnas en dokumenthanteringsplan som bestämmer när handlingar får och ska gallras ut. Viktigt att komma ihåg är också att vissa uppgifter omfattas av sekretess eller tystnadsplikt.
När man gör dokumentation ska den vara korrekt, läsbar och förståelig för den som berörs av den, samt ha en tydlig struktur. Den ska vara tillräckligt omfattande i förhållande till vad frågan gäller, och det ska vara möjligt att förstå eventuella ställningstaganden eller beslut. Språket ska vara enkelt och får inte vara kränkande. Värdegrunden för skolan gäller även för det språk som används.
Sammanfattning:
- Att dokumentera är en grundläggande skyldighet i många sammanhang i skolan, både vid ärendehandläggning, journalföring och vid så kallad verkställighet, då sådant framkommer som kan vara av betydelse i ärendet.
- Vid faktiskt handlande kan dokumentation ha betydelse, till exempel för minnet eller i de sammanhang då ett ärende kan tänkas behöva inledas. Ett exempel kan vara under en elevs samtal med kurator om skolsvårigheter eller missförhållanden hemma eller i det egna beteendet.
- Handlingar ska förvaras tryggt, särskilt när de omfattas av sekretess. Etiska bedömningar ska göras när någon i verksamheten vill ta del av dessa uppgifter. För skolsköterska och skolläkare gäller sekretess mot övrig personal i skolan.
- God dokumentation bidrar till rättssäkerhet. Den ska vara lagom omfattande och tydlig. Språkbruket ska bygga på respekt för individen och vara lätt att förstå.
Källa: Staffan Olsson, författare, föreläsare och tidigare lärarutbildare vid Lärarhögskolan i Stockholm. Staffan Olsson var en av föreläsarna under Gotit Week hösten 2021.