Foto: Jacob Lund
Smidigt införande av Alvis i Tyresö
När Tyresö kommun bytte administrativt system för vuxenutbildningen gick genomförandeprocessen smidigt. Redan ett halvår efter projektstarten var man i gång med basfunktionerna i Alvis. Framgångsfaktorerna stavades god planering, hög arbetsmoral och ett positivt förhållningssätt i projektgruppen.
Sandra Lindblom är systemförvaltare för Alvis i Tyresö kommun och fungerade som delprojektledare för införandeprojektet, som avslutades i november 2021. I uppdraget ingick att vara en länk mellan projektledaren, verksamheten och Gotit under införandet av Alvis. Nu, ett halvår senare, är hon nöjd när hon ser tillbaka på projektet.
– Vi hade bemannat projektgruppen på ett bra sätt och försökt att ta höjd för att kunna lösa våra vanliga arbetsuppgifter parallellt med införandeprojektet. Att stärka upp organisationen lite extra är ett måste eftersom det går åt en hel del tid till bland annat utbildningar, inställningar och validering av data, konstaterar hon.
Delar av Tyresös projektgrupp. Från vänster: Judeh Mazhar, skoladministratör, Malin Warne, IT-samordnare, Théresé Sarocchi, samordnare och Tina Allard, studie/yrkesvägledare.
I Tyresös projektgrupp ingick två SYVar, en IT-samordnare, en samordnare, två administratörer, projektledaren och Sandra.
– Vi hade en jättebra projektgrupp. Alla hade hög arbetsmoral och en positiv anda och ansträngde sig verkligen för att lösa alla uppgifter längs vägen. I vissa moment tog vi också in lite mer spetskompetens där det behövdes.
– Vi har också haft ett väldigt bra samarbete med Gotit. Vi var lite nervösa och stressade i början då vi tyckte att tidsplanen var tight, men vi uppfattade Gotit som lugna och tillmötesgående, vilket lugnade oss. Kommunikationen och återkopplingen fungerade bra och det märktes att de hade bra erfarenhet av införanden och kompetens kring våra frågor. Ett förbättringsområde, som vi har givit som feedback, är att Gotit kan bli ännu tydligare med att informera om vanliga misstag som kommuner ofta gör i sådana här processer. Ett exempel var att det blev lite tight med tid för konverteringen. Det hade varit bra om vi börjat kontrollera hur vår data såg ut lite tidigare.
Eftersom Tyresö är en relativt liten kommun, med vuxenutbildning på en enda skola så behövde man inte kommunicera så brett inom kommunen utan lade fokus på att arbeta med information på hemsidan så att eleverna som skulle ansöka nåddes av informationen.
Började med basnivå
Tyresö valde att lägga sig på en basnivå i Alvis vid införandet och avvaktade därför med en del utvecklingsfrågor. Nu när medarbetarna lärt känna systemet så tittar man på hur man kan jobba vidare med andra delar som ökar potentialen.
Sandra är stolt över att projektgruppen kunde bibehålla en positiv anda hela vägen, trots perioder av hög arbetsbelastning och att mycket av arbetet fick ske på distans på grund av pandemin. Samt att verksamheten även blev nöjda med slutresultatet.
– När vi haft uppföljningsmöte med verksamheten efter införandet, lyfte verksamheten fram Gotits snabba återkoppling i supporten. Användarna känner sig trygga med att de får hjälp vid frågor.
Sandra konstaterar också att det är bra om man får med sig skolans ledning i processen redan under införandet så att de lär känna systemet och dess struktur och kan ta del av den statistik som finns tillgänglig i verksamhetssystem.
– För oss är det viktigt att Alvis inte bara blir ett administrativt stöd, utan även ett strategiskt, säger hon.
Tipset!
Ett tips från Tyresö till andra kommuner är att boka in interna avstämningsmöten efter varje utbildningstillfälle med Gotit. I Tyresös projektgrupp reflekterade man kring alla utbildningar efteråt. Var man nöjd med utbildningen? Var det något som man måste ha mer information om? Behövdes det tas beslut om något som tagits upp på utbildningen? Behövdes en specifik rutin för Tyresö? Vem gör vad av det som togs upp på utbildningen etc.
Det var en bra tidpunkt för att samla tankarna med våra projektdeltagare när utbildningen fortfarande var färsk i minnet samt att fånga upp frågor som vi behövde lyfta med Gotit – både högt och lågt.
Sandra Lindblom, systemförvaltare Tyresö.