Bild: Shutterstock
”Proaktivitet är att skapa positiva förändringar”
Planering är A och O för att minska stressnivån och öka effektiviteten i skolvärlden. Andreas Öhman, teamledare på Skolplatsen, delar här med sig av tips och råd för hur du som skoladministratör kan frigöra tid och nå hållbara resultat med ett proaktivt arbetssätt.
Hej, Andreas! Vad innebär det att arbeta proaktivt?
– Att arbeta proaktivt handlar om att skapa nya mönster och planera för det du vet ska hända, för att minska stress och öka effektiviteten. Skoladministratörer har ofta en hög stressnivå, där det periodvis kommer stora pucklar under året. Genom att planera in större, återkommande arbetsuppgifter kan du skapa ett jämnare flöde under året. På så sätt kan du kan frigöra tid och arbeta med det som faktiskt är viktigt för stunden. För ganska ofta jobbar vi med fel saker.
Hur kan skoladministratörer bli proaktiva genom att använda planering som verktyg?
– I skolans värld är det många större arbetsuppgifter som återkommer vid i princip samma tidpunkt varje år, till exempel betygssättning och rapportering till CSN. Därför är det bra att förbereda och planera så mycket som möjligt i förtid, så att du inte har flera andra arbetsuppgifter samtidigt. Om du inte arbetar proaktivt, och det dessutom kommer in akuta ärenden, har du helt plötsligt dubbel stress. Försök i stället att titta på hela årshjulet och flytta uppgifter som inte är tidsbundna till lugnare perioder.
Ett sätt att arbeta proaktivt på är genom 40-40-20. Vad går metoden ut på?
– Forskning visar att vi mår bra av att dela upp vårt arbete i 40-40-20. I praktiken innebär det att du planerar in 40 procent av din fasta arbetstid i ett årshjul. Till den tiden hör återkommande uppgifter som alltid ingår i din arbetsroll. Övriga 40 procent är mer flexibla uppgifter som behöver göras under året, men som du kan planera för lite mer kortsiktigt. De sista 20 procenten lämnar du oplanerade, så att du har utrymme att reagera på akuta och oförutsägbara händelser. På så sätt bygger du bort stress, skapar en jämn arbetsfördelning och tar höjd för akuta ärenden.
Vad är Habit Stacking och hur kan det bidra till positiv förändring?
– Habit Stacking går ut på att göra proaktiva förändringar i dina rutiner, för att må bättre och arbeta mer effektivt. Om din morgonrutin på jobbet består av att hämta kaffe, öppna mailen och sedan försöka lösa eventuella problem som dykt upp i inkorgen, så arbetar du reaktivt i stället för proaktivt. Men om du i stället adderar en ny vana till din gamla rutin, så att du först hämtar kaffe, sedan sätter upp mål för dagen och därefter kollar mailen, har du skapat ett nytt och mer hållbart mönster. Habit Stacking handlar alltså om att genom små insatser skapa stora förändringar för att nå hållbara resultat.
Till sist, har du något knep för hur man lyckas bibehålla sin proaktivitet?
– Hjärnan älskar dopamin, så ett tips är att fira när du har slutfört en uppgift. Har du till exempel investerat i din hälsa och tagit en löprunda efter jobbet, kan du belöna dig med att se en bra film eller äta en god maträtt. Ge dig själv en klapp på axeln helt enkelt. Att vara proaktiv handlar om att skapa förutsättningar för att må så bra som möjligt, både på jobbet och privat.
Så blir du proaktiv:
- Sätt upp mål för dagen, rangordna dina arbetsuppgifter och sätt en tidsgräns.
- Arbeta med 40-40-20-metoden:
- 40 procent av din arbetstid – Planera in fasta, återkommande arbetsuppgifter i ditt årshjul.
- 40 procent av din arbetstid – Planera in flexibla uppgifter i den dagliga verksamheten.
- 20 procent av din arbetstid – Lämna oplanerat för att kunna reagera på akuta händelser.
- Addera en proaktiv vana till din gamla rutin, till exempel genom att sätta upp mål för dagen innan du öppnar din mail.
- Ge dig själv en belöning när du slutfört en större uppgift.
- Börja varje vecka med att reflektera över: Vad vill jag uppnå? Vad är rimligt för mig? Vilka områden är extra viktiga? Vad kan jag nöja mig med?