Aktuellt

Bild: Jacob Lund

Att kommunicera i förändring

Så få du med alla på tåget

Att införa ett nytt IT-system innebär inte bara att användarna ska vänja sig vid en ny plattform med nya funktioner och ett nytt utseende. De måste också vänja sig vid själva tanken på förändringen. För att göra införandeprocessen så smidig som möjligt är det därför klokt att göra en plan för den interna kommunikationen.

När man planerar en större förändring i en organisation, så kan man vara ganska säker på att det finns personer som reagerar med motstånd. Ofta handlar det om att de inte känner sig informerade och att de inte förstått nyttan med förändringen. Men genom förståelse för förändringsprocessens olika faser kan man stötta förflyttningen från blockering till acceptans med hjälp av skräddarsydd kommunikation.

Här följer en kortare översikt över den klassiska förändringsprocessens fyra faser och vilken typ av kommunikation som passar bäst i respektive fas:

• Blockeringsfasen

I blockeringsfasen har många svårt att ta in förändringen och reaktionerna brukar därför ofta vara ganska tystlåtna. Det är lätt att misstolka tystnaden som acceptans, men det är viktigt att tänka på att det kan vara svårt att få fram budskapet. Att upprepa informationen i en mix av kanaler kan vara en god idé.

• Motståndsfasen

I motståndsfasen tar de negativa känslorna större plats. Känslor av motstånd och en ovilja till förändring förkommer och det är inte helt ovanligt med ilskna reaktioner. Den som arbetar med förändringen kan dock trösta sig med att reaktionerna ändå är ett slags tecken på engagemang. I den här fasen passar kommunikation i mindre grupper bäst, gärna med kollegor som känner varandra väl eller i form av enskilda samtal med en chef. Försök att skapa trygghet och besvara eventuella frågor snabbt.

• Bearbetningsfasen

I bearbetningsfasen har anpassningen påbörjats. Många frågor dyker fortfarande upp och det är vanligt att man vill veta mer exakt vad förändringen kommer att innebära för mig, min avdelning etc. Detta kan ta ganska mycket energi från organisationen och det är klokt att lägga fokus på att få medarbetarna att se fördelar med förändringen, både för sig själva och verksamheten.

• Acceptansfasen

I acceptansfasen ökar energin, man börjar blicka framåt och några blir till och med ambassadörer för det nya. De som går i täten och tror mest på förändringen vill gärna få uppskattning för sina insatser och de har ofta idéer till ytterligare utveckling. Glöm inte att titta tillbaka på projektet och bekräfta allt arbete som gjorts. Och framför allt fira!

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Bättre resultat och trivsel med statistikens hjälp

Datum: Onsdag 1 juni
Tid: 13:00–14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare, huvudmän och skoladministratörer inom grund- och gymnasieskolan

Varmt välkommen!

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Jacob Lund

Nytt IT-system på gång? 5 förberedelser som förenklar processen

Att byta IT-system i skolan kan kännas som en jätteutmaning, men med bra förberedelser så kan man underlätta processen och skapa förutsättningar för ett positivt mottagande i organisationen. Här är Gotits bästa råd till kommuner och anordnare som står i begrepp att byta IT-system.

Joakim Ehrs, kvalitetsansvarig och Anja Marcusson, verksamhetskonsult på Gotit, har stöttat många kommuner och skolor vid införandet av nya IT-system. Enligt deras erfarenhet så brukar införandeprocessen gå relativt smidigt, speciellt för de kunder som förberett sig på rätt sätt.

– Vi har en detaljerad införandeprocess som vi alltid går igenom noga tillsammans med kunden vid projektets startmöte. Processen klargör bland annat hur projektorganisationen ser ut, vem som är ansvarig för vad och hur allt ska gå till, inklusive bland annat avstämningar, utbildningsinsatser, konverteringar etc, säger Joakim Ehrs.

Processen är tydlig och väl beprövad. Gotit försöker alltid att lyfta eventuella risker för att förekomma problem. Men det finns ett antal saker som kunderna själva kan göra för att underlätta processen. Här är Anjas och Joakims bästa råd.

5 vägar till en smidig införandeprocess:

1. Byt ett system i taget

Ett gott råd är att genomföra förändringarna stegvis. En del kunder väljer att byta allt på en gång, men vi rekommenderar att fokusera på att byta ett system i taget. Bäst är att börja med det elevadministrativa systemet eftersom det är det som bidrar med data till övriga system.

2. Beställ konvertering av data

En av de viktigaste förberedelserna är att i god tid beställa konvertering av data från den nuvarande leverantören. Det är det första som behöver göras, annars riskerar hela tidplanen att förskjutas om inte rätt filer och data levererats i rätt tid. Utan tillgång till data och filer så kan vi t.ex. inte göra testkonverteringar eller genomföra utbildningar.

3. Säkerställ resurser

Kunden behöver också säkerställa att man har tillräckligt med resurser för att arbeta med införandet. Det är en utmaning då man har sin fasta organisation som också ska hinna med sina ordinarie uppgifter, men framför allt är det viktigt att verksamhetskunnig personal som skoladministratörer, tekniska resurser och personer som kan fatta beslut har tillräckligt med tid avsatt för projektet. Administratörerna är jätteviktiga eftersom det är de som kan datan allra bäst.

4. Förankra projektet internt

Missa inte chansen att informera och prata med de som ska använda det nya systemet. Ta med administratörer och lärare och andra i gruppen så att de bli involverade och är med i förändringen. Det är viktigt att få med alla på tåget för att slippa slitsamma diskussioner och eventuellt missnöje längs vägen.

5. Prata med andra

Ta gärna kontakt med andra skolor som gjort samma resa och hör hur de löst olika frågor i sin vardag. Eftersom Gotits system går att använda på många olika sätt är det väldigt värdefullt att bolla med någon som har samma förutsättningar som en själv. Gotit bistår gärna med tips på skolor som kan fungera som referenter.

Anja Marcusson, verksamhetskonsult och Joakim Ehrs,
kvalitetsansvarig och dataskyddsombud

Bild: Shutterstock

Kostnadsfritt webbinarium

Skoljuridikens måsten för dig som skolledare

När: Onsdag 18 maj
Tid: 13:00-14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Om Mikael Andersson: Mikael Andersson har erfarenhet av utredningar vid Utbildningsdepartementet och flera skol- och utbildningsmyndigheter.

Varmt välkommen!

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Jacob Lund

Nyhet

Nya lärarfunktioner lanseras i Alvis under 2022

Under 2022 lanserar Gotit nya skräddarsydda funktioner för lärare i Alvis. De nya lärarfunktionerna blir ett komplement till funktionerna som redan i dag finns i Alvis och målsättningen är att ytterligare förenkla vardagen för lärarna med hjälp av en rad nya smarta funktioner.

I arbetet med Alvis lärarfunktioner har Gotit gjort förstudier tillsammans med en grupp lärare. Samarbetet har resulterat i ett antal insikter som nu man tagit tillvara i det fortsatta utvecklingsarbetet. 

– Vi kan konstatera att vi har superdigitala lärare. Pandemin har verkligen accelererat digitaliseringen av skolan. Vi såg också att lärarna vill förenkla administrationen så mycket de kan för att kunna tillbringa mer tid i klassrummen. Vi har därför strävat efter att förenkla lärarfunktionerna så mycket det bara går. En annan insikt var att vi behöver anpassa designen så att lärarna känner igen sig. De sitter mycket i googlebaserade system, som Google Classroom och därför knyter vi an till detta i vår egen design, konstaterar Jonas Hansson, teamledare.

”Framöver kommer det att gå att utfärda intyg och inte bara betyg från lärarfunktionerna”

För att komma åt lärarfunktionerna loggar lärarna in med Mobilt BankID, Freja eID Plus eller Single Sign-On. Väl inne på startsidan så ligger blåmarkerade notifieringar väl synliga högst upp på sidan. Dessa är anpassade efter vilken roll man har som lärare, men startsidan kan också enkelt anpassas efter varje lärares egna behov. Vanliga funktioner är en anslagstavla med nyheter, noteringar med lärarens egna anteckningar, inläst schema etc. I vänsterspalten hittar man länkar till vanliga uppgifter som Elev, Grupp, Frånvaro, Frånvarohantering, Studieförsäkran och Betygssättning. 

Andra anpassningar som gjorts för att förenkla för lärarna är att det inte finns någon uppdelning mellan grupper och klasser, det finns heller inga sökurval på terminer och perioder. Notifieringar presenteras tydligt i en arbetslista där man också kan bocka av genomförda uppgifter. Som lärare ser man dessutom bara det man har behörighet för, man ser till exempel bara grupper som man kan studieförsäkra eller betygssätta, utan att behöva störas av ovidkommande information. 

– Framöver kommer det att gå att utfärda intyg och inte bara betyg från lärarfunktionerna och så småningom kommer även till exempel nationella prov, studieaktivitet och pedagogisk planering att få en egen funktion med egna menyval, säger Jonas Hansson. Vi håller också på att jobba för implementering av elektronisk signering, vilket kommer att snabba upp processer kring till exempel signering av betygskataloger ordentligt. 

Jonas Hansson,
teamledare på Alvis

Vill du ingå i testgruppen?

Ytterligare användartester pågår under våren och den som vill vara med och testa och utvärdera är mycket välkommen att höra av sig till Gotit på jonas.hansson@gotit.se

Bild: Jacob Lund

Nyhet

Nya smarta lärarfunktioner lanseras i Skolplatsen

Under 2022 lanserar Gotit nya skräddarsydda funktioner för lärare i Skolplatsen.
– Målet är att förenkla lärarens vardag med en rad nya funktioner som ska hjälpa dem att spara så väl tid som energi, säger Andreas Öhman, teamledare på Skolplatsen. 

Eftersom Skolplatsen täcker flera olika skolformer så har innehållet i de nya funktionerna utvecklats utefter kundernas behov, beroende på skolform. 

– Vi tänker brett, men fokuserar på en skolform i taget. Vi kommer att utveckla och erbjuda flera bra lösningar för varje skolform och sedan kopplar vi på testgrupper som får utvärdera och tycka till, säger Andreas Öhman. 

Gemensamt för Skolplatsens lärarfunktioner är att de är skolformsspecifika. För att underlätta för lärarna så ser de bara det som är relevant för dem själva och varje person kommer bara ha tillgång till det som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter. Ett exempel är att bara de grupper som läraren är kopplad till syns, liksom de lektioner som är kopplade till läraren. 

Samtliga skolformer kommer att mötas av ett lättnavigerat gränssnitt med tydliga funktioner som till exempel påminnelser, notiser om betygssättning och klarmarkeringar. Allt i syfte att underlätta för lärare, administratörer och rektorer. 

Andreas Öhman,
teamledare på Skolplatsen

Några av de nya funktionerna i Skolplatsen

Frånvaro:
Utgår från dagens schema. Klicka på en lektion, alla elever kommer upp och läraren behöver bara bocka av de elever som är frånvarande eller sena. Systemet förutsätter att alla är där. När lektionen är klarmarkerad så blir den grönmarkerad i listan.  

Enskilda elever:
På enskilda elever kan man se elevkort med all info tex omdömen, betyg etc. Kan också välja att se det som är aktuellt i dag. Här kan man också skicka epost till eleven och bifoga dokument. 

Grupp:
Läraren kan också skicka meddelande till en hel grupp. Från gruppen kan man också gå till enskilda elevers information. Endast de grupper som läraren är kopplad till syns och endast de lektioner som är schemalagda på dig som lärare syns.

Omdöme:
Enkelt att välja elev och kryssa i kunskapsnivå och göra en kommentar. En bra funktion för mentor som kan se omdöme som andra lärare skrivit om eleverna.

Incidentrapport:
Här finns ett i förväg mallat upplägg som underlättar hanteringen. Mallen innehåller frågor kring vem, när, var, vad för incident, beskrivning av händelse, vad hände sen, åtgärder etc. 

In- och utcheckning förskolan:
Här finns möjlighet att lösa in- och utcheckningen på ett enkelt sätt. Man kan se barnens omsorgsschema och information om vem som får hämta t.ex. Om man under dagen samarbetar och slår ihop avdelningar, exempelvis tidigt på morgonen eller framåt stängning, så kan man också checka in/ut barn på dessa.

Vill du ingå i testgruppen?

Ytterligare användartester av samtliga moduler pågår och den som vill vara med och testa och utvärdera är mycket välkommen att höra av sig till Gotit på andreas.ohman@gotit.se

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Proaktivt SKA-arbete, så lyckas du

När: Onsdag 13 april
Tid: 13:00-14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Har du kört fast i det systematiska kvalitetsarbetet? Känns det som att det inte leder er framåt. Ingen fara, det finns sätt att få bättre koll på läget. Under Gotits webbinarium med Johan Winsborn, den 13 april, får du konkreta tips på hur du kan tänka kring de olika stegen i det systematiska kvalitetsarbetet för att kunna arbeta mer proaktivt och mindre reaktivt. 

Webbinariet riktar sig till alla som vill lära sig mer om hur man bedriver ett systematiskt kvalitetsarbete för skolväsendet utifrån skollagens krav, utan fallgropar.

Johan Winsborn guidar dig i hur du kan tänka kring de olika stegen för att kunna arbeta mer proaktivt och mindre reaktivt både vad gäller styrning och ledning, uppföljning, analys samt planering och genomförande.

Särskild vikt läggs även vid rutiner för klagomål och hur du i möjligaste mån kan undvika klagomål helt genom att på förhand se över hur kvalitetsrisker identifieras och hanteras.

Om Johan Winsborn: Johan Winsborn är kvalitets- och auktorisationsansvarig på Utbildningsföretagen vid Almega.

Varmt välkommen!

Anmäl dig här.

Bild: Jacob Lund

Digital betygssignering – ett lyft för Sundsvalls kommun

Hanteringen av betyg inom vuxenutbildningen är en komplex process som ofta omfattar många olika personer och en hel del pappersexercis. För att förenkla processen har vuxenutbildningen i Sundsvalls kommun under 2021, tillsammans med Gotit, arbetat med en lösning för digital signering av betygskatalogerna. Ett omfattande och komplext arbete som givit många lärdomar och ett uppskattat resultat.

Vuxenutbildningen i Sundsvalls kommun har länge strävat efter att bit för bit digitalisera sin verksamhet. Under 2021 var det dags att digitalisera betygskatalogerna, med ambitionen att skapa ett digitalt flöde, hela vägen från det att betyget sätts och går vidare till signering av lärare, godkännande av handläggare och till slut når eleven och kommunarkivet. 

– Vi har i uppdrag att digitalisera så mycket som möjligt för att skapa mervärde för våra elever och frigöra tid från våra medarbetare,
så att de kan göra annat än att hantera papper, konstaterar Jennie Sjögren, rektor på vuxenutbildningen i Sundsvall. Hanteringen av betygskataloger tar mycket tid och kräver stora resurser så här fanns stora vinster att hämta.

Före digitaliseringen krävde betygskatalogerna att sex olika funktioner på 15 olika arbetsplatser deltog i hanteringen. Processen var bland annat beroende av post, arkivpapper, skrivare, förflyttningar och mellanlagring av betygskataloger i arkivskåp. Med 16 000 kursdeltagare per år blev det ansenlig mängd papper som skulle hanteras. 

”Att eleverna snabbare får tillgång till sina betyg är jätteviktigt i perioder då betygen ska registreras för antagning till högskola och universitet.”

När digitalisering är klar sker hanteringen genom ett musklick och processen har därmed förkortats markant, vilket både gynnar eleverna, lärarna, antagningshandläggarna och rättssäkerheten. 

– Att eleverna snabbare får tillgång till sina betyg är jätteviktigt i perioder då betygen ska registreras för antagning till högskola och universitet. Att vi slipper skicka papper via post ökar också rättssäkerheten då inga dokument riskerar att skickas fel eller försvinna längs vägen, säger Jennie Sjögren. 

Arbetet med digitaliseringen har inkluderat samverkan mellan många olika professioner från olika verksamheter och förvaltningar i kommunen. Man har också haft ett nära samarbete med Gotit längs hela resan. Under våren gjordes bland annat ett gediget förarbete där man i detalj gick igenom de interna processerna för få en bild av nuläget. I nästa steg fick lärare och administratörer vara med och utveckla den nya processen tillsammans med Gotit. Målet var att göra processen så enkel och smidigt som möjligt med hänsyn taget till Skolverkets föreskrifter och rådande juridiska krav. 

Under hösten 2021 har projektet löpt vidare med stort fokus på intern samverkan. Att hålla alla berörda informerade längs resans gång är jätteviktigt och nyckeln till framgång konstaterar Jennie Sjögren. 

– Vi har också hela tiden haft ett nära samarbete med kommunarkivet vilket varit jätteviktigt då e-arkivet behövs som stöd för en heldigital ärendehanteringsprocess. Vi har också månat om att hålla lärarna informerade hela tiden. Eftersom de behöver signera med sitt personliga bank-id i den nya processen så var det jätteviktigt att de var insatta i vad vi höll på med. Vi var också noggranna med att ha både genomförandeplan och kommunikationsplan på plats för att inga viktiga frågor eller aspekter av projektet skulle falla mellan stolarna, säger Jennie Sjögren. 

– Till andra kommuner som är nyfikna på att göra ett sådant här arbete skulle jag verkligen rekommendera att man ser till att internt ha koll på sina processer och sin informationshanteringsplan innan man påbörjar den här resan. Man behöver också knyta nyckelpersoner och verksamheter till sig, för detta är inget arbete man kan göra ensam. För oss har bland annat Niklas Edén på kommunarkivet och samarbetet med Gotit varit avgörande för projektets framgång.

Tips till kommuner som funderar på att satsa på digital signering av betygskatalogerna:

• Besluta vilka som måste vara delaktiga och säkerställ att det finns tid.
• Besluta vem som leder arbetet framåt.
• Boka in avstämningsmöten i god tid.
• Ha koll på informationsplanen.
• Ta fram en projektplan som innehåller en genomförandeplan och en kommunikationsplan.
• Var beredd på att det tar längre tid än du tror…

Jennie Sjögren,
rektor på vuxenutbildningen, Sundsvall

Är du intresserad av att digitalisera er betygskatalog?

Kontakta Jonas Hansson

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Rollen som rektor kräver en ny form av ledarskap

När: Onsdag 30 mars
Tid: 13:00-14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Höga förväntningar från elever, vårdnadshavare, myndigheter och medarbetare. Att vara rektor idag innebär ökade krav från många olika intressenter och kräver en stor mängd administrativa sysslor, något som står i konflikt med idealbilden av skolan som ett unikt rum för lärande. I takt med att skolan alltmer omvandlas till en resultatenhet, krävs därför ett nytt sätt att se på ledarskapet.

Den 30 mars bjuder Gotit in dig som arbetar inom skolledning till ett kostnadsfritt webbinarium med Mikael Andersson, författare till rapporten ’Ledare inom skola och utbildning – ett uppdrag i korstrycket (2021)’. Rapporten baseras på Gotits kartläggning av skolledarnas arbetssituation och yrkets utmaningar och möjligheter. Resultatet visar bland annat att endast 30 procent av rektorerna delegerar arbetsuppgifter till andra medarbetare, och att många upplever att en för stor del av arbetstiden går åt till administration.

Under presentationen delar Mikael med sig av erfarenheter och rekommendationer till dig som arbetar inom skolledning, samtidigt som du kommer få möjlighet att kommentera rapporten och ställa eventuella frågor. Alla deltagare får också möjligheten att beställa en kopia av rapporten.

Varmt välkommen!

Anmäl dig här.

Bild: Shuttersrtock

Proaktivt SKA-arbete

Det systematiska kvalitetsarbetet kan i värsta fall kännas som börda som man aldrig får någon riktig ordning på och som gnager på samvetet. Men det finns sätt att förenkla arbetet.

– Många gör det onödigt svårt. De känner att SKA-arbetet ligger utanför vardagens arbete, men knepet är att integrera det i de dagliga rutinerna – att prioritera de utmaningar som är viktigast först. Då blir det också mycket enklare, säger Johan Winsborn, kvalitetsansvarig på Almega Utbildningsföretagen.

Johan Winsborn har stöttat många skolor i att hitta en fungerande struktur för sitt SKA-arbetet. Här summerar han sina bästa råd i åtta punkter.

1. Definiera kvalitetsbegreppet

Ett problem är att kvalitet inte bottnar i en gemensam definition. Här måste skolenheter och huvudman vara överens, annars kommer man att dra åt olika håll om kommunen har en problembild och skolorna en annan, konstaterar Johan. Man måste skapa sin egen definition av kvalitet och stämma av den med huvudmannen. Utgångspunkten bör vara elevernas och vårdnadshavarnas behov men också vad som är bäst för skolan på lång sikt.

2. Beskriv ansvar och roller

SKA-arbetet kan summeras i en enkel kom-ihåg-ramsa; ”Man ska säga vad man ska göra, göra det man säger och bevisa att man gjort det.” Men SKA-arbetet är inte ett mätsystem utan ett ledningssystem som ska leda verksamheten framåt och stötta medarbetarna att nå uppsatta mål. För att det ska fungera måste man vara noggrann med processer roller och ansvar. Det bör finnas en beskrivning hur ansvaret för SKA-arbetet ska fördelas på samtliga roller, från rektor till lärare. Alla ska ha ett definierat kvalitetsansvar kopplat till sin roll.

3. Beskriv kvalitetsrisker

Lägg tid på att identifiera och beskriva kvalitetsrisker och hur de ska hanteras av skolledningen och organisationen. Om man på förhand kan lista ut var man kan tänkas få problem, så kan man jobba proaktivt och slippa överraskningar.

4. Inspireras av goda förebilder

Ett annat gott råd är att hitta goda förebilder att inspireras av. Titta på andra skolenheter som är duktiga och kolla närmare på hur de arbetar. Det är också viktigt att ha rätt verktyg på plats för att samla in data och information, men lika viktigt att löpande föra in uppgifter i systemen. För inget system är bättre än dess innehåll.

5. Utgå från fakta – inget annat

Att lita på sin data är också nyckeln till framgång. Att gissa hur saker ligger till leder ingen vart. Har man inte tillgängliga data kring ett upplevt problem så måste man hitta sätt att mäta det, annars kan man inte följa förbättringarna.

6. Beskriv era kvalitetsindikatorer och mätbara mål

Hitta beskrivningar av vilka kvalitetsindikatorer och mätbara mål som ska användas. Helt enkelt en beskrivning av hur ni vet att ni blir bättre.

7. Beskriv rutinerna för att nå målen

Många ser SKA-arbetet som en årscykel där man jämför resultat år från år, men när man jobbar smart och proaktivt med SKA-arbetet så är det en integrerad del i vardagen och inte en arbetsuppgift som ligger utanpå övrigt arbete. SKA-arbete handlar inte om enstaka projekt eller punktinsatser som måste mätas, utan ständiga förbättringar i vardagen som måste följas upp kontinuerligt.

8. Lägg tid på analys

Slutligen bör man löpande lägga tid på analys och reflektion över varför utvecklingen ser ut som den gör. Här bör alla roller som har ett ansvarsområde vara involverade. I utvärderingsarbetet ska man däremot inte jämföra sig med andra skolor. Det viktiga är hur man utvecklas i förhållande till sina egna mål.

Johan Winsborn kommer att fördjupa sina tips i proaktivt SKA-arbete på Gotits webbinarium som hålls den 13 april. Du hittar mer information och anmälan här