Författararkiv för: Redaktör

Bild: Shutterstock

Skyddade personuppgifter – så fungerar det!

Kommer du i ditt jobb i kontakt med människor med skyddade personuppgifter? Då gäller det att ha koll på vad skyddet faktiskt innebär – och vilka krav det ställer både på personen och på dig som handläggare.

Den som är utsatt för hot kan i vissa fall få skyddade personuppgifter. Det innebär att till exempel namn och din adress skyddas i folkbokföringsregistret. Ungefär 27 000 svenskar lever med skyddade personuppgifter och den vanligaste orsaken är våld i nära relationer.

Det finns tre typer av skyddade personuppgifter; sekretessmarkering skyddad folkbokföring och fingerade personuppgifter. Det är Skatteverket som tar emot ansökan om de två första.

– Sekretessmarkering är den lägre graden av skydd. Den fungerar som varningssignal för Skatteverket, säger Vjera Catovic, verksamhetsutvecklare på Skatteverket.

Hon arbetar bland annat med att utveckla Navet, det aviseringssystem som Skatteverket använder för att distribuera folkbokföringsuppgifter till samhället. Här kan alla offentliga aktörer hämta folkbokföringsuppgifter digitalt på ett enkelt, snabbt och säkert sätt.

– Om en person ansöker om sekretessmarkering lägger vi först in en preliminär sekretessmarkering, innan vi utreder ärendet, säger Vjera Catovic. Den anger att ingen får lämna ut uppgifterna utan tillstånd och säkerhetskontroll. Sekretessmarkeringen förs över till andra myndigheters register, så alla som prenumererar på uppgifterna får en avisering. Om vi sedan beviljar sekretessmarkering gäller den som regel under en begränsad tid. Om personen fortfarande är utsatt för hot kan hen ansöka om att förlänga sin sekretessmarkering.

Skyddad folkbokföring, som har ersatt så kallad kvarskrivning, är ett starkare skydd. Även här ansöker personen alltså till Skatteverket (ansökan kan överklagas, till skillnad från sekretessmarkering) och om ansökan beviljas folkbokförs man i antigen den kommun man bor i eller i någon annan kommun. Den verkliga adressen finns i ett låst kassaskåp. Uppgifterna om att man har skyddad folkbokföring skickas till andra myndigheter (till exempel Försäkringskassan) och annan samhällsservice personen har kontakt med, till exempel sjukvården och kommunen.

– Att ha skyddad folkbokföring gör det svårare att ha normala kontakter med myndigheter och andra samhällsaktörer. Det kan till exempel gälla att teckna mobilabonnemang eller handla på faktura. Dessutom måste personer som har skydd bidra till att minska hotbilden. Dels bör man flytta långt bort, dels ska man spärra sociala medier och andra tjänster där man kan spåras. Familjemedlemmar som bor på samma adress ska ansöka om skydd, säger Vjera Catovic.

Hon fortsätter:

– För myndigheter gäller att varje myndighet ansvarar för sin egen hantering av skyddade personuppgifter, men Skatteverket kan ge vägledning.

Den starkaste formen av skydd är fingerade personuppgifter. Det innebär att man får nytt namn och personnummer, och ansökan görs hos Polisen.

– Då blir man så att säga en helt ny person, och vi på Skatteverket kan inte se att personen har fingerade uppgifter, säger Vjera Catovic.

Tre olika aviseringsmöjligheter för skyddade personuppgifter

I Navet finns möjlighet att beställa färre uppgifter om de personer som har skyddade personuppgifter – eller att helt avstå från dessa uppgifter. När sekretessen tas bort aviseras detta.

• Flyttsignal

När en sekretessmarkerad person flyttar från en registerhållares område aviseras, förutom personnummer och sekretessmarkering, alltid och endast 99 i fältet för län.

• Totalpost när sekretessmarkering hävs

När sekretessmarkering hävs för en person aviseras alltid en totalpost, alltså även till de mottagare som normalt endast har ändringspost (endast ändrade termer).

• Alltid sekretessmarkering vid ändringspost

När ändringsavisering sker för en sekretessmarkerad person skickas alltid sekretessmarkeringen med, oavsett vilken uppgift som ändrats.

Bild: Jacob Lund

IT-stöd för effektivare samarbete inom primära samverkansområden

Ändringar i skollagen ställer krav på att kommuner ska samverka när utbildningar inom komvux planeras, dimensioneras och erbjuds. Med IT-stödet Alvis Samverkan går samarbetet smidigt och sökande kan söka fritt i hela samverkansområdet.  

Enligt Skolverket kommer nya krav att ställas på samverkan mellan kommuner för komvux på gymnasial nivå. Lagändringarna ska tillämpas för utbildning som påbörjas 2025 och innebär att varje kommun ska samverka med minst två andra kommuner om planering, dimensionering och erbjudande av utbildning i ett så kallat primärt samverkansområde. De kommuner som ingår i ett primärt samverkansområde har ett gemensamt ansvar för att säkerställa en varierad och högkvalitativ utbildning i det geografiska området.

– För att underlätta det arbetet har vi tagit fram ett gemensamt IT-stöd som vi kallar Alvis Samverkan. Verktyget kan används för samordnad kurs- och utbildningskatalog, ansökningshantering och antagningsstöd för det primära samverkansområdet, berättar Jörgen Rönning, vd på Gotit.

Alvis Samverkan är en utveckling av Alvis, Gotits populära IT-stöd för vuxenutbildningar, som gör att kommuner redan nu kan säkerställa ett effektivt samarbete sinsemellan.

Effektiv marknadsföring

Med Alvis Samverkan kan kommuner enkelt marknadsföra sina gemensamma utbildningar och styra sökande till en gemensam plattform. På så sätt är det möjligt att nå en bredare målgrupp med ett större utbud.

Smidig ansökan och antagningsprocess

Sökande kan söka fritt till yrkesämnen och sammanhållna yrkesutbildningar inom det primära samverkansområdet. När en kursdeltagare antas via Alvis Samverkan tas deltagaren automtiskt upp i kursplaneringen hos utförare kommunen, om denna har en egen Alvis.

Tydliga ekonomiska underlag

Alvis Samverkan kan presentera underlag som stödjer arbetet med den ekonomiska regleringen mellan samverkanskommuner. I praktiken innebär det att den sökande som är hemmahörande i någon av kommunerna i det primära samverkansområdet fritt kan ansöka om utbildning utan beslut om interkommunal ersättning (IKE).

En gemensam lösning

Oavsett om kommunen är befintlig Alvis-kund eller väljer att använda ett annat IT-stöd för sin elevadministration, kan Alvis Samverkan användas som kompletterande tjänst för att kommunen i högre grad ska kunna samverka med den gemensamma tjänsten och övriga kommuner i samverkan.

– Ytterligare en fördel med Alvis Samverkan är att den sökande hittar en och samma plats där information om utbildningarna och ansökan till dessa finns. Denna plats nås med en adress som de samverkande kommunerna valt att marknadsföra yrkesutbildningarna med och alla ansträngningar för att rekrytera deltagare kan fokusera på denna ingång. Det blir så mycket enklare för de sökande eleverna helt enkelt, säger Jörgen Rönning

Vill du veta mer om hur Alvis Samverkan kan underlätta administrationen och samarbetet i ert primära samverkansområde? Kontakta Gotit på info@gotit.se

Bild: Jacob Lund

Livsviktig språkutveckling startar i förskolan 

Ett av de viktigaste verktygen för att klara sig bra i livet, som skolan kan ge till sina elever, är ett rikt och avancerat språk – och grunden för detta läggs redan i förskolan.

För att ge barnen en bra grund i livet är det viktigt att skolan ger dem ett rikt ordförråd, och det är också viktigt att börja tidigt. Forskning visar att barn som lämnar förskolan med 2 000 ord löper stor risk att vid 17 års ålder endast ha 15 000 ord i sitt aktiva ordförråd. De som däremot lämnar förskolan med 8 000 ord tillhör den grupp som vid 17 års ålder har över 70 000 ord att aktivt arbeta med. Det är med andra ord svårt att hinna i kapp när man ligger efter från start – i stället bara ökar skillnaderna med tiden.

– Om man har språket med sig är det större chans att man klarar av skolan både i låg- och mellanstadiet, och det är mindre risk att det går snett i högstadiet. Studier visar att om man kommer in på gymnasiet så går det bättre i livet, säger Malin Videkorp, rektor för Pysslingen Förskolor i Helsingborg.

Språk bygger identitet

Förutom att underlätta lärande menar Malin Videkorp att språket är en demokratisk rättighet, genom att man kan tala om vad man vill och behöver. Ett rikt språk bygger också identitet och självkänsla, och motverkar segregation.

Om man inte jobbar med elevens språk så kan det få negativa effekter. Till exempel blir de kognitiva utmaningarna högre. Barnen kan få bristande motivation för att de inte förstår sammanhang, och kan bli frustrerade och utåtagerande för att de har svårt att få fram det de vill säga. Lägre självkänsla, bristande koncentration och en känsla av meningslöshet är andra problem som kan uppstå.

Målmedvetet arbete

Det är av dessa skäl som Pysslingen i Helsingborg aktivt arbetar med att stärka barnen i deras språkutveckling.

– Målmedvetet arbete gör skillnad, det visar forskningen. Vi arbetar mycket med bildstöd, till exempel ”känslokort” som stöd för att prata om känslor. Vi jobbar också med både bild och text för att beskriva dagens planering. Det hjälper barnen att sätta ord på saker, och att veta vad dagen ska innehålla skapar ett lugn. Även vid måltider kan man arbeta med språket, för att till exempel ge barnen möjlighet att kunna välja mjölk eller vatten till maten. Små barn är sugna på att ta till sig kunskaper, och sätter gärna ord på saker.

Verktyg för samarbete

Barnen uppmuntras också till att samarbeta och hjälpa varandra, och därmed utveckla sina språkkunskaper. Ett exempel är att tillsammans jobba med enkel programmering av en robot och få den att ta sig mellan olika punkter på en karta. Samarbetet kräver språk för att kunna diskutera, förklara och hjälpa varandra.

– Det är inte bara barnen som har nytta av språket, det kan också gälla vårdnadshavarna. För att stärka språket hemma har till exempel varje förskola ett bibliotek där familjerna kan låna böcker som de kan läsa tillsammans, säger Malin Videkorp.

För att lyckas är det dock viktigt att få med sig personalen, menar hon.

– Utan dem händer det inget, så det är viktigt att vi jobbar med dem och ger dem rätt kunskaper. Ibland får vi barn som inte har ett enda ord med sig, och vi måste vara förberedda för att möta deras behov.

Att främja barnens språkutveckling är en av förskolans viktigaste uppgifter, säger Malin Videkorp. Framtidsutsikterna ser väldigt olika ut för de barn som lämnar förskolan, beroende på vilka verktyg för att utvecklas som de fått med sig. De där 70 000 orden gör stor skillnad i livet.

Bild: Shutterstock

ALVIS

Eleven i centrum med transparent systemstöd

Kunskapsparken i Sollentuna kommun arbetar för att hitta rätt väg för varje enskild elev. Genom effektivare systemstöd har de hittat ett arbetssätt som låter dem få ett helhetsgrepp på elevens studier.

Vuxenutbildningen Kunskapsparken i Sollentuna är ansvariga för utbildningen av 3 300 elever och erbjuder kurser inom Sfi, grundläggande och gymnasial vuxenutbildning, och yrkesutbildningar. Här sätter man elevens behov i centrum, oavsett om det rör sig om antagning, vägledning, administration eller stöd under studietiden. Genom ett transparent systemstöd blir hanteringen effektiv och eleverna slipper upprepa samma information vid flera tillfällen. Så här arbetar Kunskapsparken med systemstödet i Alvis;

Antagningsprocessen börjar med att eleverna ansöker till kurser via en webbansökan som tas emot av Kunskapsparkens studie- och yrkesvägledare.

– Ibland kan det behövas ett vägledande samtal innan eleven kan påbörja sin kurs. Det kan handla om att målet är oklart, att eleven har sökt annorlunda än planerat, saknar en fullständig gymnasieexamen eller har angett behov av stöd i sin ansökan, berättar Anita Simak, rektor vid Kunskapsparken.

Automatiserade utskick

Vid behov aktiveras funktionen ’hänvisning till vägledning’ i Alvis, vilket gör att det skickas ut ett automatiskt e-postmeddelande som uppmanar eleven att boka en tid med en studievägledare, inklusive en direktlänk till bokningssidan.

–  De automatiska utskicken underlättar på flera sätt. Till exempel går ett automatiskt meddelande ut om eleven har två F/IG-betyg eller har angivit behov av stöd. Detta snabbar på processen så att eleven kan fortsätta med sin ansökan utan onödiga fördröjningar, säger Anita.

Dokumentation

För att säkerställa att alla elever får konsekvent och kvalificerad hjälp, oavsett kontaktväg, använder Kunskapsparken sig av en funktion i Alvis som de kallar för ’röda rutan’.

– Där skriver vi vad vi gör och ska göra i nästa steg, varför vi hänvisat till vägledning, eventuell anledning till avslag eller om de sökt fel kurs. Denna information är endast tillgänglig för oss på Kunskapsparken och gör att vi enkelt kan hjälpa eleven vidare oavsett om hen ringer, chattar, mejlar eller besöker vår självserviceyta, förklarar Anita.

I de fall en elev har angett behov av stöd skrivs ett anpassningsförslag med syfte att stödja eleven till godkända betyg. Detta dokument delas sedan med skolan genom att det laddas upp tillsammans med elevens bilagor i Alvis.

–  Under studiernas gång följer vi upp hur det går för eleven. För att säkerställa att ingen elev faller mellan stolarna markeras de elever med anpassningsförslag så att vi enkelt kan se vilka elever som ska få ett uppföljningsmejl.

Dagboksanteckningar

För vägledningsfrågor och information som både elev, skola och Kunskapsparken behöver tillgång till används fältet ’Dagboksanteckning’. Här kan det exempelvis stå vilken kurs eleven ska läsa och hur många poäng det är kvar. I sitt elevfokuserade arbete identifierade Kunskapsparken ett behov av att, i de fall det är relevant för elevens studieförmåga, notera information av känsligare karaktär, som kan röra exempelvis elevens mående, utredd diagnos eller familjesituation. Detta löste Alvis genom en funktion som heter ’specialpedagogiska insatser’.

– Den här information som är saklig och utan värderingar och som bara ett fåtal personer i vårt Lärteam har tillgång till. Det skapas en grön gubbe vid elevens namn och den följer med var man än är i programmet som en indikation på att det finns information om specialpedagogiska insatser. Vi vill kunna bemöta eleven professionellt utan att de behöver berätta sin situation varje gång, och då underlättar den här funktionen verkligen, säger Anita och avslutar.

– Systemstödet gör att alla som jobbar hos oss kan hjälpa eleven vidare, och skapar en bra arbetsmiljö med glada medarbetare som hjälper varandra.

Bild: Jacob Lund

Billigare skola med bättre kvalitet – är det möjligt?

Är det möjligt att driva en billigare skolverksamhet utan att kompromissa med kvaliteten? Genom att acceptera att skolan är komplex och låta styrningen utgå från verksamhetens syfte går det menar Siv Liedholm på Effektiv styrning.

Siv Liedholm, civilekonom på Effektiv styrning.

Våra sätt att tänka påverkar hur vi styr vår verksamhet och i slutänden även de resultat vi uppnår. När resultatet inte är till belåtenhet är det lätt att tänka att något måste förändras i styrningens struktur. Men enligt Siv Liedholm, civilekonom på Effektiv styrning, räcker inte det. Hon menar att det är våra sätt att tänka om människor, kvalitet och kostnader som påverkar hur vi organiserar, leder och styr våra verksamheter, och att vi behöver uppdatera våra tankemodeller snarare än våra dokument.

– Vår syn på kvalitet och kostnader är i stor utsträckning hämtad från 1900-talets fabriker, förklarar Siv Liedholm. Fabriken är ett slutet system där vi kan ha kontroll på insatsvaror, arbetssätt och produktens kvalitet. Här är variation en fiende.

Kan då skolan liknas vid en fabrik? Nej, alla som jobbar inom skolans värld vet att utbildning inte är en fabrik. Alla elever är olika och kräver olika bemötande. Variation är ingen fiende utan helt nödvändigt för att uppnå kvalitet, som i skolans fall handlar om elevens lärande.

– En elev är inte en produkt, och att skapa förutsättningar för elevens lärande är en tjänst. Lärandet sker genom interaktion och samskapande mellan elever och lärare, och först när vi anpassar arbetssättet efter behoven blir det kvalitet i lärandet, säger Siv, som passar på att ge en känga till Skolverkets systematiska kvalitetsarbete.

– Det här är självklarheter för alla som arbetar i skolan men inte för de som utformar styrningen. Skolverkets systematiska kvalitetsarbete tar ensidigt upp kvalitet i dokumentationen i stället för kvaliteten i relationerna mellan människor. Hon utvecklar:

– När vi försöker lösa problem är det lätt att tänka att det är fel på någon del – på eleven, läraren eller studieplanen. Men i ett komplext system som skolan, där flera delar är beroende av varandra, måste vi titta på relationerna mellan de olika delarna och om de arbetar i samma riktning. Det viktigaste är att det finns ett tydligt syfte med verksamheten, för det är först när individerna i skolan, skolans struktur och kultur vill åt samma håll som verksamheten blir effektiv på riktigt.

Att styra skolan som ett komplext system skiljer sig från att styra skolan som en organisation. När styrningen utgår från organisationen och fokus ligger på ”pengar och pinnar”, blir målet att göra mer billigare, och att visa att organisationen är effektiv och legitim.

– Risken är att vi gör saker för organisationens skull, inte för elevernas skull, vilket i sin tur gör att resultatet i systemet som helhet blir dåligt – och dyrt för samhället. Exempelvis att elever blir hemmasittare och att många inte klarar grundskolan med godkända betyg.

När de dåliga resultaten leder till bristande tillit från vårdnadshavare, politiker, revisorer och inspektionsmyndigheter, är den vanligaste lösningen att införa mer struktur, processer och granskning.

– Det går för mycket tid och kostnader till att få organisationen att se bra ut i stället för att låta styrningen utgå från syftet med verksamheten. Vi måste acceptera att skolan inte går att detaljstyra och fråga oss vad syftet är och om vi gör rätt saker för att nå dit, säger Siv. Hon avslutar:

– Om vi arbetar mot ett gemensamt syfte och lär oss möta variation med variation kan vi få en effektiv verksamhet som ofta blir både billigare och bättre som helhet. Kvalitet handlar om att se till att det finns förutsättningar för de som verkar i skolans verksamhet att tillsammans agera för det som är bäst för varje elevs lärande. Om vi har fokus på kvalitet kommer det att leda till lägre kostnader totalt sett. Om vi däremot har fokus på att sänka kostnaderna i varje del kommer verksamheten totalt sett bli dyrare.

Så kan du arbeta med verksamhetens syfte:

• Skapa berättelser: Hur vill ni att er skola ska vara och vad betyder det i återkommande händelser i klassrummet, matsalen eller lärarrummet. Skapa berättelser (som ersätter processer och rutiner) om hur det ska gå till när det kommer in en ny elev i klassen, när en tallrik faller i golvet eller en ny vikarie börjar.
• Låt budgeten ”flyta uppåt”. Budgetstyrning på för detaljerad nivå skapar fokus på pengar, inte på kvalitet.

Bild: Shutterstock

Nya betygsdatabasen – så skiljer den sig från den gamla

En ny version av Beda, den nationella betygsdatabasen, lanserades under 2023. Den visar upp både ett tydligare gränssnitt och fler funktioner. Men framför allt kommer nya Beda att kunna hantera många fler typer av meriter.

I september 2023 lanserade UHR, Universitets- och Högskolerådet, den första versionen av en utökad Beda, Nationella Betygsdatabasen. Beda kom i sin tidigaste form redan 1999. Syftet var då att lagra betyg från gymnasieskolan, bland annat för att eleverna inte själva skulle behöva skicka in sina slutbetyg vid ansökan till universitet eller högskola. År 2011 inkluderades även betyg från vuxenutbildningar.

När rätten att läsa på vux utökades 2017 fick UHR i uppdrag att förbättra och vidga Beda.

– UHR utredde ett flertal önskemål. Bland annat ska fler typer av meriter kunna samlas in. Beda var inte stabilt nog för detta, så vi har byggt om plattformen från grunden och utökat den, säger Freja Ahlgren Lantz, antagningshandläggare på UHR.

Det innebär bland annat att inloggning nu sker på ett säkrare sätt via FIDUS eller Freja+, och att flera skolenheter kan samlas under ett ”paraply”, vilket inte tidigare var möjligt. Alla gamla konton har tagits bort, och nya behöver läggas in. Det som tidigare kallades ”kontaktperson” heter nu ”rapportör”, och varje skolenhet ska också utse en ansvarig rapportör som förutom att rapportera in meriter är den enda på skolenheten som kan lägga till och inaktivera rapportörer.

Förutom meriter från gymnasial utbildning kommer Beda, när hela utbyggnaden är klar, också att omfatta meriter från folkhögskolor, gymnasieskolans tekniska fjärde år, betygsutdrag från gymnasieskolan, International Baccalaureate (IB), utbildningsanordnare med betygsrätt som motsvarar vux samt utländska utbildningar på gymnasienivå som validerats i Sverige. Beda kommer att kunna förse fler aktörer med data, till exempel kommuner, YH-utbildare, folkhögskolor, CSN, Skolverket och Folkbildningsrådet.

– Regeringen håller på att ta fram ett förslag till förordning för det utökade Beda, som sen ska ut på remiss, säger Freja Ahlgren Lantz.

Det finns många andra nyheter i Beda, till exempel:

• Ett helt nytt och mer användarvänligt gränssnitt.
• Felmeddelanden och valideringar är nu tydligare, vilket bör leda till mindre behov av support.
• Fel rapporteras direkt vid uppladdning, och markeras tydligt för användaren. Eventuella fel behöver åtgärdas innan filen kan laddas upp.
• Vid felmeddelanden pekas om möjligt vilka rader i filen som är felaktiga ut. Det gör det lättare att hitta och åtgärda felen.
• En lyckad uppladdning markeras tydligt med ett grönt ”Genomförd”. Alla meriter har sparats.
• Om det står ”Kräver åtgärd” i gult beror det på att en eller flera meriter i filen innehåller fel. Dessa behöver korrigeras och rapporteras in igen för att kunna sparas i Beda.
• Om det står ett rött ”Avbruten” är filen inte processad, vilket ofta beror på att filen har fel format eller saknar information. Kontakta i så fall leverantören av det lokala betygssystemet.

Den nya plattformen stöder också ett så kallat API (Application Programming Interface), som ger möjlighet till direkt kommunikation mellan lokala betygssystem och Beda.

– Utvecklingsarbetet med det nya API-et pågår för fullt. Både API och stöd för fler typer av meriter är planerat för lansering under 2024. Vi väntar på att regleringen ska bli färdig och behöver stämma av gentemot kommuner och programutvecklare. Så fort vi vet mer om när det kommer att ske går vi ut med information, säger Freja Ahlgren Lantz.

Bild: Shutterstock

Lös problemen med reflektionsmodellen

Vad gör du när du sitter fast med ett problem eller inte kommer vidare i en fråga? Utnyttja kollegornas och arbetsgruppens samlade kompetens och perspektiv med reflektionsmodellen, en enkel och strukturerad metod i sex steg. På köpet öppnar du upp gruppens potential och stärker vi-känslan.

Föreläsaren och utbildaren Thomas Andersson tipsade under Gotit Week om ett effektivt sätt att synliggöra arbetslagets gemensamma kunskap samtidigt som man lyfter fram nya infallsvinklar och lösningar på ett problem. Modellen som kallas reflektionsmodellen eller reflekterande team, är en enkel metod som stödjer lärande och utveckling av både individ och grupp.

– Reflekterande team är ett sätt att använda gruppen och kollegorna för att få råd, tips och nya infallsvinklar kring ett tema eller ett problem. Reflekterande team kan till exempel användas av arbetsgrupper och ledningsgrupper för ärendedragning, problemlösning, grupputveckling och mycket mer, konstaterar Thomas Andersson.

När man använder sig av reflektionsmodellen sker samtalet i gruppen i olika steg efter ett förutbestämt mönster. En av flera fördelar med detta är att strukturen gör att deltagarnas röster och tankar blir mer jämbördiga än vid vanliga möten, där vissa individer tenderar att höras mer och andra mindre.

– För att lyckas behöver man följa de olika stegen i modellen ganska strikt. Tid behöver avsättas cirka 30–40 minuter och det måste förstås finnas några frågeställningar att arbeta med. En lämplig gruppstorlek är 4–8 personer, säger Thomas Andersson.

Genom att jobba med reflektionsmodellen blir problem belysta med hjälp av teamets olika erfarenheter och perspektiv. Det finns möjlighet att belysa så väl synliga som dolda behov och modellen kan även bidra till minskad stress genom att individer får bearbeta frågor och upplevelser tillsammans med stöttande kollegor.

SÅ HÄR GÅR METODEN TILL

1. Presentation (cirka 5 minuter)
En person, ”berättaren”, presenterar kort en fråga eller problemställning. Övriga deltagare i gruppen ska bara lyssna i detta steg.

2. Klargörande frågor (cirka 5 minuter)
En intervjuare samt medlemmarna i gruppen ställer frågor till berättaren för att klargöra problemet. Undvik varför-frågor och ledande frågor. Klargörande frågor börjar med: HUR, VAD, NÄR, VEM, PÅ VILKET SÄTT…

Berättaren går sedan åt sidan och sätter sig bortvänd när reflektionen sker i gruppen. Hen lyssnar dock noga på gruppens dialog och skriver ner det som är viktigt att komma ihåg för berättaren. Övriga i gruppen sitter i cirkel och pratar.

3. Reflektion (cirka 10 minuter)
Nu är det dags för gruppen att reflektera över det de hört. Intervjuaren låter en person i taget komma till tals och reflektera fritt kring problemet. Under reflektionsfasen bör man undvika att hitta lösningar på berättarens problem. Målet är i stället att reflektera genom följande frågeställningar: Vad var det jag hörde? Vad var det jag inte hörde? Vad var det som verkade finnas där men inte uttalades? Vilka antaganden och ståndpunkter togs för givna utan att beläggas? Vilka andra sätt finns det att se på problemet? Hur kan andra se på samma problem? Vilka frågeställningar kommer upp hos mig när jag hört intervjun? Intervjuaren leder samtalet och fördelar ordet rättvist mellan gruppmedlemmarna.

Berättaren lyssnar hela tiden tyst och skriver ner det som känns användbart och tankeväckande.

4. Lösningsförslag (cirka 10 minuter)
Gruppen tar gemensamt fram flera alternativa sätt att hantera utmaningen som berättaren har. Deltagarna lyssnar på varandra och kombinerar olika idéer. Kreativiteten ska flöda.

5. Summering (5 minuter)
Berättaren ger en kortfattad respons på det som sagts genom att ta upp vad som känns mest användbart eller tankeväckande. Hen berättar vad hen vill göra i praktiken som ett resultat av samtalet: ”Det här tar jag med mig och det här vill jag göra”.

6. Avslut/bekräftelse (5 minuter)
Avslutningsvis låter intervjuaren alla i gruppen få lyfta fram en sak som hen tar med sig. Vad har vi lärt oss som arbetslag och vad kan vi göra annorlunda framåt? Något som chef eller ledningsgrupp behöver veta? Alla i gruppen får också chans att ge positiv återkoppling till berättaren och tala om vad som gjort mest intryck.

Vill du veta mer hur din organisation kan använda reflektionsmodellen? Kontakta Thomas Andersson, Strandska Utvecklingshuset på thomas@strandska.com.

En julhälsning från oss på Gotit

Snart är det dags att runda av 2023, och vi på Gotit vill passa på att önska våra kunder och samarbetspartners en riktigt god jul och ett gott nytt år. Vi hoppas att ni får njuta av en fridfull och glädjefylld ledighet!

Om ni behöver nå oss är vi tillgängliga som vanligt på vardagar klockan 8–17, även under mellandagarna.

Vi är även glada att kunna berätta att vi snart kommer att flytta till ett nytt fint kontor. Från och med januari hittar ni oss på Första Långgatan 17, ett stenkast från vår nuvarande adress.

Vi ser fram emot att välkomna er till våra nya lokaler!

Bild: shutterstock

Så ökar du din cybersäkerhet

I takt med att vi digitaliserar allt mer av samhället ökar också hoten och riskerna – bekvämligheten har ett pris. Men det finns mycket du kan göra själv för att öka din cybersäkerhet. Vi har pratat med en säkerhetsexpert som ger sina bästa tips.

Sverige är numera ett av de mest digitaliserade länderna i världen. Vi bokar besök hos läkaren, skickar inkomstdeklaration och sköter bankärenden över internet, kommunicerar via mejl och direktmeddelanden, och tar del av nyhetsflödet digitalt. Till och med valutan är i stort sett digital, och mynt och sedlar används alltmer sällan. Det är bekvämt, snabbt och enkelt att sköta allt detta via nätet.

Men detta har också påverkat säkerheten, och gjort oss allt mer sårbara för till exempel desinformation, och vad som ibland kallas ”cyberattacker”. Attacker kan skada på flera nivåer: dig som privatperson, företag och organisationer, eller hela samhället.

– Så kallade phishing-attacker har blivit allt vanligare. En sån kan ta form av ett mejl från vad du tror är en verklig avsändare, men som går ut på att lura dig att uppge känslig information som till exempel användarnamn och lösenord, säger Marcelo Cáceres Longé, informationssäkerhetsspecialist på Tripnet.

Marcelo Cáceres Longé, informationssäkerhets-specialist på Tripnet.

– Såna mejl har med tiden blivit svårare att upptäcka, så det gäller att vara uppmärksam och kolla så att avsändaren verkligen stämmer. Det är lätt att göra misstag. Om man är osäker på om ett mejl verkligen kommer från banken ska man alltid ringa till banken och dubbelkolla.

En annan typ av attack, som oftast slår mot företag eller organisationer, är så kallade DDoS-attacker. DDoS står för Distributed Denial-of-Service, och innebär att en stor mängd datorer skickar en enorm mängd trafik som kan överbelasta och sänka servrar. Till exempel skulle en attack mot ett system som BankID till stora delar kunna lamslå samhället.

– För att veta om man som organisation är sårbar för attacker bör man göra en säkerhetsanalys för att se vilka risker som finns. Tyvärr är det inte så många som gör det förrän de faktiskt blir utsatta för en attack. Men man bör jobba proaktivt, och undvika attacker från första början. Blir man utsatt så är det det svårt för polisen att utreda brottet. De har små möjligheter att komma åt angripare, särskilt om de sitter i ett helt annat land.

Marcelo Cáceres Longé menar också att det läggs för lite resurser på utbildning i hur man hanterar sin informationssäkerhet.

– Många verkar tro att det räcker med att köpa en bra brandvägg, men det krävs även utbildning i hur man ska använda den på ett vettigt sätt. Nio av tio attacker som får effekt beror på den mänskliga faktorn, inte på mjukvaran eller hårdvaran.

Här är Marcelo Cáceres Longés tips för hur du kan öka din egen cybersäkerhet:

• Var källkritisk. Lita inte på allt du ser och hör, utan gör en bedömning av källans trovärdighet.
• Minska attackytan. Rensa bort appar du faktiskt inte använder, och gör dig av med hårdvara du inte behöver.
• Använd bara betrodda appar. Det säger sig självt.
• Backa upp din information. Se till att du alltid har en aktuell backup av din data, och spara även äldre versioner som du kan gå tillbaka till om du behöver.
• Uppdatera mjukvaran. Håll mjukvaran aktuell, kör säkerhetsuppdateringar, och investera gärna i ett bra antivirusprogram.
• Använd starka lösenord. Det är bättre att hitta ett starkt och bra lösenord som du kan lära dig och använda en längre tid än att ha enklare som du byter ofta. Ingen del av lösenordet bör kunna associeras till dig, och ha alltid med specialtecken i det.
• Stäng av och lås in. Datorn bör stängas av när den inte används, och låsas in om du lämnar den på jobbet. Lämna framför allt inte datorn obevakad om du är inloggad där det finns känsliga uppgifter. Om du har en laptop ska du inte lämna den i bilen.
• Rapportera incidenter. Det handlar inte bara om att rapportera till någon IT-avdelning, utan även om att prata om dina erfarenheter med familj och vänner. På det sättet bygger vi kunskap och i förlängningen en lite säkrare värld.

Bild: Shutterstock

KUNDCASE

”Vår verksamhet är mer kvalitetssäker nu”

Från digitaliseringstankar till att använda Alvis i skarpt läge på bara ett halvår. Jen Holmberg, skolchef och rektor för vuxenutbildningen i Nacka, delar med sig av både erfarenheter och lärdomar av att byta IT-system.

Hej, Jen! Under 2022 bytte vuxenutbildningen i Nacka administrativt system. Hur upplevde ni införandeprocessen?

– Som väldigt smidig och strukturerad! Det var lätt att förstå att Gotit hade gjort det här förut. Vi hade en projektledare från digitalisering som höll i det från vårt håll tillsammans med en kundansvarig på Gotit. De träffades regelbundet, precis som alla konstellationer i projektgruppen gjorde. Båda parter ville hela tiden samma sak och vi hade tydliga datum att jobba med. Det gjorde att införandeprocessen gick väldigt snabbt – från att avtal skrevs under våren till att systemet var implementerat på hösten.

Vilka framgångsfaktorer och utmaningar stötte ni på?

– De största framgångsfaktorerna var god planering, en tydlig tidplan och framför allt – kompetenta och engagerade människor i projektgruppen. Det vi fastnade i ibland handlade om hur vi ville kunna arbeta i Alvis, eftersom det finns många olika sätt att lösa saker på i systemet. Därför hade det varit värdefullt med en guide eller checklista på vilka funktioner som behöver komma på plats i vilken ordning och att få se skarpa exempel på olika typer av lösningar och funktioner.

Jen Holmberg, skolchef och rektor för vuxenutbildningen i Nacka.

Förändring kan ibland vara skrämmande. Hur fick ni med alla på tåget?

– Vi var i startgropen för att byta IT-system redan 2019, så alla var förberedda på att det skulle komma. Vi hade även en löpande internkommunikation mellan våra enheter och avdelningar längs vägen, där vi fokuserade på tillämpningen av våra arbetssätt och vilka möjligheter det nya verktyget ger oss. Att Alvis är ett väletablerat system på marknaden underlättade också. All vuxenutbildning i Nacka levereras av våra externa anordnare och totalt är det cirka 20 skolor. I princip alla jobbar redan i Alvis via andra kommuner, så många anordnare gick bara och väntade på att vi skulle byta till samma system.

Hur förberedde ni er rent praktiskt?

– Genom omvärldsbevakning och nätverkande, både för att se hur andra kommuner jobbar i Alvis och vilka funktioner som matchar våra behov. Vi hade även referensgrupper, där vi pratade med våra anordnare för att fånga upp synpunkter och önskemål. Vi stötte aldrig på negativ feedback, utan det var egentligen vi som behövde anpassa vårt sätt att jobba på. Det är vi som har genomgått den största förändringen

Vad har införandet av Alvis gett för resultat?

– Vår verksamhet är mer kvalitetssäker nu. Systemet gör det enklare för oss att följa upp studiemedel, anordnare och individuella studieplaner, men också att ta fram statistik till vår kvalitetsuppföljning och vårt förbättringsarbete. Dessutom har Alvis gett oss nya möjligheter att analysera resultat och att mer finmaskigt titta på skillnader mellan kurser och studieresultat. Nu fördelar vi vår arbetstid på ett annat sätt och kan lägga mer tid på meningsfulla uppgifter.

Till sist, har ni något tips till andra kommuner som funderar på att byta IT-system?

– Vi tror jättemycket på omvärldsbevakning och att våga satsa på ett system som är anpassat efter den verksamhet man bedriver. Komvux är ju en skolform där elever ändå hoppar mycket mellan olika kommuner. Då är det en jättefördel när man kan dela information och data mellan varandra på ett smidigt sätt. Nyttja också tillfället till att tänka igenom era interna arbetssätt. Man tjänar mycket på att tänka nytt när ett system ger utrymme för utveckling av verksamheten på ett effektivt sätt!