Kategori: Gotit

BILD: SHUTTERSTOCK

Kostnadsfritt webbinarium

Upphandling inom vuxenutbildning
– en investering för framtiden

När: Onsdag den 23 februari
Tid: 13.00 – 14.00
Plats: Digital – Teams
Målgrupp: Skolledare, kommuner och utbildare inom vuxenutbildning

Det här webbinariet tar sin utgångspunkt i den utredning kring upphandlingsfrågor som Jan Elftorp genomfört på Sveriges Kommuner och Regioners uppdrag. Jan kommer under föreläsningen att gå igenom olika upphandlingsvarianter och deras för- och nackdelar.

Webbinariet tar också upp möjligheten till kvalitetsstyrning av vuxenutbildningen via upphandling och berör hur samverkan mellan kommunerna och utbildningsleverantörerna kan se ut ur ett utvecklingsperspektiv. Likaså kommer frågan om standardiserat upphandlingsförfarande att beröras. En viktig aspekt, inte minst mot bakgrund av den höga frekvensen av överprövningar som på lång sikt bara skapar förlorare.

Om Jan Elfstorp:Jan Elftorp, har arbetat som rektor och har 30 års erfarenhet som ledare inom utbildningssektorn.

Varmt välkommen!

Anmäl dig här.

BILD: SHUTTERSTOCK

Viktigt att veta om dokumentation i skolan

Skolverksamhet producerar stora mängder dokumentation. Men hur ska egentligen dokumenten hanteras på ett rättssäkert sätt? Utbildaren Staffan Olsson presenterar här några grundläggande insikter som är bra att ha koll på för alla som arbetar inom skola.

Anledningen till att ärenden och annat dokumenteras handlar i första hand om rättssäkerhet. Dokumentationen ska visa att beslut, åtgärder och insatser är underbyggda och motiverade, och många beslut kan dessutom överklagas. Plikten att dokumentera är till stora delar reglerat i lag. Dokumentation i skolan omfattar bland annat protokoll i till exempel elevstödsärenden, anteckningar vid extra anpassningar, utredningar och beslut, anmälningar till socialnämnden, betyg, individuella utvecklingsplaner och studieplaner, och personalens minnesanteckningar.

Olika regler för olika skolformer

Det är skillnad mellan kommunal och fristående skolverksamhet – den kommunala omfattas av offentlighetsprincipen, vilket inte den fristående gör. Det innebär bland annat förstärkt yttrandefrihet för tjänstemän, men framför allt att en stor del av dokumenten räknas som allmänna handlingar. Grundlagen säger att en allmän handling är inkommen till eller upprättad hos en myndighet samt förvarad där. Grundprincipen är att allmänna handlingar är offentliga och kan begäras ut. Däremot kan enskilda uppgifter i dem omfattas av sekretess och vara hemliga. Dokumentation i fristående skolverksamhet räknas däremot inte som allmän handling, och är därmed inte heller offentlig.

Personalgrupperna har olika skyldigheter

Varje personalgrupp inom skolan har olika skyldigheter att dokumentera vid olika tillfällen, vilket specificeras i relevant lagstiftning. I Skollagen nämns till exempel ärendehandläggningar, journalföring, rektorsbeslut eller överenskommelser under utvecklingssamtal. Ett antal andra lagar och bestämmelser styr också, till exempel Förvaltningslagen, Socialtjänstlagen, Offentlighets- och sekretesslagen (OSL), Tryckfrihetsförordningen (TF), Arkivlagen och GDPR. För hälso- och sjukvården i skolan behöver man dessutom ta hänsyn till Patientdatalagen, Patientsäkerhetslagen och Hälso- och sjukvårdslagen.

Vikten av säker hantering

I kommunal verksamhet måste man vara noga med att diarieföra hemliga handlingar, se till att någon är ansvarig för att förvara dem och se till att inga obehöriga kommer åt dem. Det ska också finnas en dokumenthanteringsplan som bestämmer när handlingar får och ska gallras ut. Viktigt att komma ihåg är också att vissa uppgifter omfattas av sekretess eller tystnadsplikt.

När man gör dokumentation ska den vara korrekt, läsbar och förståelig för den som berörs av den, samt ha en tydlig struktur. Den ska vara tillräckligt omfattande i förhållande till vad frågan gäller, och det ska vara möjligt att förstå eventuella ställningstaganden eller beslut. Språket ska vara enkelt och får inte vara kränkande. Värdegrunden för skolan gäller även för det språk som används.

Sammanfattning:

• Att dokumentera är en grundläggande skyldighet i många sammanhang i skolan, både vid ärendehandläggning, journalföring och vid så kallad verkställighet, då sådant framkommer som kan vara av betydelse i ärendet.
• Vid faktiskt handlande kan dokumentation ha betydelse, till exempel för minnet eller i de sammanhang då ett ärende kan tänkas behöva inledas. Ett exempel kan vara under en elevs samtal med kurator om skolsvårigheter eller missförhållanden hemma eller i det egna beteendet.
• Handlingar ska förvaras tryggt, särskilt när de omfattas av sekretess. Etiska bedömningar ska göras när någon i verksamheten vill ta del av dessa uppgifter. För skolsköterska och skolläkare gäller sekretess mot övrig personal i skolan.
• God dokumentation bidrar till rättssäkerhet. Den ska vara lagom omfattande och tydlig. Språkbruket ska bygga på respekt för individen och vara lätt att förstå.

Källa: Staffan Olsson, författare, föreläsare och tidigare lärarutbildare vid Lärarhögskolan i Stockholm. Staffan Olsson var en av föreläsarna under Gotit Week hösten 2021.

BILD: JESPER HÖGLANDER

Optimera Alvis med filgeneratorn 

Tydligt definierade frågor, olika sorteringsordning och delning av filer. Jesper Höglander, verksamhetskonsult på Gotit, ger här ett antal tips på hur filgeneratorn kan hjälpa dig att sortera din data i Alvis så att du kan jobba ännu smartare i systemet.

– Alvis gör att arbetet med antagning, kursgruppsplacering och administration under utbildningstiden går snabbare, lättare och smidigare. Använder du även statistikverktyget filgeneratorn när du jobbar i systemet kan du dessutom sortera din data på eget vis och på så sätt effektivisera det dagliga arbetet i vuxenutbildningen ännu mer, säger Jesper Höglander.

Här följer några tips på hur du kan dra nytta av funktionen filgeneratorn:

Definiera ditt urval
– Börja med att titta på vilken info du behöver och hur den är registrerad i Alvis. Tänk på att definiera din fråga tydligt, är frågan otydligt ställd går det inte att få fram tydlig information från Alvis. En bra tumregel är att om du teoretiskt sett hade kunnat ta fram dina siffror för hand så kan oftast filgeneratorn göra det åt dig. Genom att definiera ditt urval och skriva ner sökord redan innan du går till filgeneratorn får du ett bra underlag att utgå från.

Samma data i olika sorteringsordning
– För att skapa trygghet när du ska ta fram samma siffror i olika sorteringsordning är det bra att börja på en bred nivå med data och som är enkel att förstå. När du sedan lägger till ytterligare nivåer eller sorteringsordningar jobbar du med samma trygga data även i nästa steg.

Hur frågan är ställd har stor betydelse
– Fundera ett extra varv på hur du ska definiera din fråga för att få fram den data du behöver. Om du till exempel vill ha reda på hur många elever skolan har, kan det vara bra att ta reda på hur många elever skolan har per skolform. Det beror på att vissa elever läser dubbla program, exempelvis både SFI och gymnasieutbildning. Vill du i stället ha reda på alla betyg som sattes under en viss månad måste du först definiera vad som menas med satta betyg – att de är sparade, låsta eller godkända? 

Delning av filer
– I den senaste versionen av filgeneratorn finns en ny funktion tillgänglig som gör det möjligt att för två användare att dela filer med varandra. Funktionen är säker eftersom den användare som tar emot filer får bara tillgång till information från den eller de skolor som användaren har behörighet till.

Spara dina frågor
– När du har fått fram den data du behöver är det bra att kontrollera resultatet. Det hjälper dig att hitta urval och filter som du kan ha missat att ta hänsyn till när du formulerat din frågeställning. Ett tips, spara din fråga i Alvis under ditt personliga urval, och notera gärna definition och vad respektive fråga är tänkt att användas till, så att du vid ett senare tillfälle både kan förstå frågan och vilka behov som fanns när den skapades.

Exempel på användbara filer:

• Producerade poäng mellan två datum
  Filgeneratorn kan hjälpa dig att räkna fram hur många av elevens poäng som ligger fördelade under en definierad tidsperiod, till exempel ett kvartal, halvår eller år.
• Statistik gällande stadsbidrag
  Filgeneratorn kan ta fram kurskoder som Skolverket listat som stadsbidragsgrundande och som flaggas i Alvis.
• SFI-filer för både betygsatta och antagna elever
  Filgeneratorn kan få fram data över lärsträckan och erbjudna timmar. Utgår från ett elevunderlag som man som användare själv dokumenterar.

BILD: JACOB LUND

Kostnadsfritt webbinarium

Rollen som rektor kräver en ny form av ledarskap

När: 9 februari
Tid: 13:00-14:00
Plats: Digital – Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Höga förväntningar från elever, vårdnadshavare, myndigheter och medarbetare. Att vara rektor idag innebär ökade krav från många olika intressenter och kräver en stor mängd administrativa sysslor, något som står i konflikt med idealbilden av skolan som ett unikt rum för lärande. I takt med att skolan alltmer omvandlas till en resultatenhet, krävs därför ett nytt sätt att se på ledarskapet.

Den 9 februari bjuder Gotit in dig som arbetar inom skolledning till ett kostnadsfritt webbinarium med Mikael Andersson, författare till rapporten Ledare inom skola och utbildning – ett uppdrag i korstrycket (2021). Rapporten baseras på Gotits kartläggning av skolledarnas arbetssituation och yrkets utmaningar och möjligheter. Resultatet visar bland annat att endast 30 procent av rektorerna delegerar arbetsuppgifter till andra medarbetare, och att många upplever att en för stor del av arbetstiden går åt till administration.

Under presentationen delar Mikael med sig av erfarenheter och rekommendationer till dig som arbetar inom skolledning, samtidigt som du kommer få möjlighet att kommentera rapporten och ställa eventuella frågor. Alla deltagare får också möjligheten att beställa en kopia av rapporten.

Varmt välkomna!

Anmäl dig här.

BILD: JACOB LUND

Kostnadsfritt webbinarium

Utveckla vuxenutbildningen med hjälp av administrationen

Vad har tydliga rutiner, en samlad organisation och löpande analys gemensamt? Jo, det är goda exempel på framgångsfaktorer för en välfungerande administration inom vuxenutbildningen.

Datum: 2 februari
Tid: 13.00-14.00
Målgrupper: Förvaltningsledning, skolledning, skoladministratörer och andra som är intresserade av administrationen inom vuxenutbildningen.

Den 2 februari genomför vi på Gotit ytterligare ett efterfrågat webbinarium med vår utredare Mikael Andersson, som kommer att prata om varför den strategiska administrationen, i kombination med en tydlig ledningsfilosofi, är avgörande för skolans utveckling.

Under presentationen delar Mikael med sig av erfarenheter och insikter från vårt kartläggningsarbete av skoladministrationen på Komvux, som summerades i rapporten Motorn i maskineriet. Låt dig inspireras och få en större förståelse för kopplingen mellan de administrativa funktionerna och vuxenutbildningens unika särart.

Alla deltagare får också möjligheten att beställa en kopia av rapporten.

Varmt välkommen!

Anmäl dig här.

BILD: JACOB LUND

På gång inom skola och utbildning

Skolans värld utvecklas hela tiden och just nu finns det flera utredningsförslag som blivit, eller är på väg att bli, verklighet. Vi har listat de viktigaste nyheterna inom barn-och ungdomsskolan och komvux.

I regeringens budgetproposition för 2022 föreslås en rad satsningar för stärkt jämlikhet och utbildning som rustar för framtidens arbetsmarknad. En generell trend är att staten önskar stärka greppet om utbildningsväsendet igen och att man från politikens sida är orolig för att det finns en bristande likvärdighet mellan skolor. Andra områden som är högt prioriterade är meriteringsprocessen för lärare och skolledare och det att öka möjligheten för barn, ungdomar och vuxna att gå ut med godkända betyg.

Beslutade lagändringar

• Ämnesbetyg. För att betygen bättre ska spegla elevernas kunskap och främja deras kunskapsutveckling ska kursbetygen inom gymnasieskola och komvux ersättas med ämnesbetyg. De första eleverna som påbörjar sina studier i det nya systemet kommer att göra det hösten 2025, men redan från och med höstterminen 2022 görs förändringar av betygskriterierna som innebär att betygen A-D sätts efter en helhetsbedömning av elevens kunskaper – detta för att enstaka sämre prestationer inte ska få för stor påverkan på elevens betyg.

• Fjärr- och distansundervisning. Från och med den 1 juli 2021 får skolor använda fjärrundervisning inom fler ämnen än tidigare. Fjärrundervisning får bland annat användas om det inte finns någon behörig lärare för en viss typ av undervisning eller om det är för få elever i skolan.

Distansundervisning får användas för en elev som på grund av särskilda behov inte kan vara i skolan.

• Nationellt Professionsprogram. Genom att införa en nationell struktur för kompetensutveckling vill regeringen göra det möjligt för lärare och skolledare att bredda sin kompetens genom hela yrkeslivet.  Utöver lärarlegitimationen skall det finnas två ytterligare meriteringsnivåer: meriterad samt särskilt meriterad lärare respektive förskollärare.Meriteringsnivån särskilt meriterad gäller för dem med en examen på forskarnivå.

• Urvalsregler & högskoleförberedande examen från komvux.

Den 1 juli 2021 ändrades prioriteringsregeln för urval till komvux. I de fall det är fler sökande än det finns platser har urvalet tidigare baserats på vem som har minst utbildning. I och med lagändringen prioriteras i stället sökande med störst behov.

Regeringen har även beslutat om en särskild högskoleförberedande examen från komvux. Genom ändringen kan en examen samlas ihop av kurser från flera program och en examen likvärdig en programexamen från gymnasieskolan är nu möjlig att få på komvux.

• Studiestöd till 60 år. Åldersgränsen för rätten till studiemedel har höjts från 56 år till 60 år. Tidpunkten för avskrivning av eventuellt kvarstående skuld ska vara i slutet av det år då låntagaren fyller 71 år.

Pågående utredningar

• Digitala nationella prov. Regeringen har tidigare gett Skolverket i uppdrag att utveckla och tillhandahålla digitaliserade, automaträttade nationella prov. Skolverket har nu låtit meddela att detta kommer ta lite längre tid än tänkt – att man inte kan vara klar med digitala prov förrän 2024.

• Statligt huvudmannaskap. Det pågår en utredning om att ta fram beslutsunderlag om möjligheterna för ett statligt huvudmannaskap för skolan. Hur kan staten ta över skolor som i dag drivs av offentliga huvudmän och hur kan en myndighetsorganisation för en statlig skola se ut? Förslaget ska presenteras den sista maj 2022, men det kommer att krävas ytterligare utredningar. Detta eftersom den aktuella utredningen inte får lämna författningsförslag, utan bara vara beslutsunderlag för det fortsatta arbetet med frågan.

• SFI-peng. Just nu pågår en utredning där man analyserar hur en SFI-peng till utbildningssamordnaren kan utformas. Syftet är att ge utbildningsanordnare stärkta incitament att verka för en större måluppfyllelse för eleverna. Uppdraget skall redovisas den 31 mars 2022.

Propositioner som är troliga att genomföras

• Nationell plan för trygghet och studiero. Många elever vittnar om brister i studieron och tryggheten i skolan. Samtidigt upplever skolpersonalen att de inte alltid har ett tillräckligt mandat att säkerställa ordning och reda. När Utbildningsdepartementet skickade den nationella planen för trygghet och studiero på remiss var tydligare styrning är en viktig punkt. En annan del av förslaget handlar om att förstärka det förebyggande arbetet. Exempelvis ska rektorer kunna besluta om att mobiltelefoner ska omhändertas under skoldagen. Det ska också bli enklare att besluta om avstängning av en elev i upp till två veckor i de frivilliga skolformerna.

• Omställningsstudiestöd. För att göra det enklare för vuxna mitt i livet att studera, planerar regeringen för ett nytt offentligt omställningsstudiestöd som ska införas 2023. Med både bidrag och lån kommer det nya omställningsstudiestödet för de allra flesta att motsvara cirka 80 procent av den befintliga lönen.

• Sammanhållen utbildning för nyanlända. I september 2021 lämnade regeringen en remiss till Lagrådet där man föreslår att införa en skyldighet för kommunerna att, inom den kommunala vuxenutbildningen, erbjuda en sammanhållen utbildning för nyanlända. Denna ska fungera som ett tillägg till Arbetsförmedlingens etableringsprogram och för de som på grund av kort utbildning inte bedöms kunna matchas mot arbete under tiden i programmet. Lagändringarna föreslås träda i kraft den 1 augusti 2022.

Läs mer på regeringen.se

BILD: Shutterstock

CSN-rapportörens roll på Komvux

Rätten till studiestöd på Komvux grundar sig på ett komplext regelverk, där flera faktorer kan påverka utbetalningarna. Det är ofta skoladministratörens roll att se till att rätt uppgifter kommer in till CSN i rätt tid, vilket kan vara en utmaning. Här ger Linda Tornéus, kommunikationsansvarig på CSN, några goda råd till dig som är ny som rapportör, eller till dig som vill fräscha upp dina kunskaper kring regelverket.

Inom vuxenutbildningen är viktigt att det finns fungerande rutiner för hur man rapporterar in uppgifter om kurser och studieplaner till CSN eftersom det ligger till grund för elevers rätt till studiemedel och när utbetalningarna sker. Rollen som rapportör faller ofta på skoladministratörer, där det gäller att förstå vikten av att skicka in rätt uppgifter i rätt tid och för rätt person. En sent inkommen rapport kan innebära felaktiga utbetalningar och återkrav, vilket kan få stora konsekvenser för den berörda elevens ekonomi. Är man ny som skoladministratör behöver man först få behörighet för att kunna rapportera in underlag till CSN.

Rapportörens roll
Som rapportör på Komvux redogör man för alla utbildningar som finns på skolan, både på grundskole- och gymnasienivå. Man anger också vilka kurser som varje elev är antagen till tillsammans med antal poäng och datum för när kursen börjar och slutar. När studierna väl börjar rapporterar man in att varje elev kom till studiestarten för respektive kurs. Därefter ska man också rapportera in de förändringar som sker under studiernas gång, till exempel avbrott eller förlängningar. Till sist rapporterar man också in elevernas studieresultat.

Studieplan och studietakt
Rätten till studiemedel påverkas bland annat av elevens studieplan och studietakt. Förenklat kan man säga att eleven ska läsa minst 50 procent i minst tre veckor för att kunna studera med studiestöd. För elever som läser olika studietakt under en studieperiod kan datum för utbetalning påverkas.

Studieresultatprövning
Det är rapportörens uppgift att skicka in elevernas studieresultat, där det gäller att först få in betygen från lärarna i tid och sedan rapportera dem vidare till CSN. Tänk på att kursen är slut det datum som betygen sätts. För att kunna få studiemedel krävs det att eleven är godkänd i ett visst antal kurser per termin eller sedan eleven sist studerade med studiemedel. Det generella kravet på studieresultat är att man måste ha klarat 75 procent av sina kurser. Ibland finns det giltiga skäl till att eleven inte har klarat en kurs eller utbildning, till exempel vid sjukdom som kan styrkas med intyg.

Tänk även på det här:

• Som skoladministratör är det viktigt att föra en tät dialog med skolan och se till att det finns en bra rutin för att skicka in ändringar i form exempelvis av avbrott och förlängningar till CSN.
• CSN har en partnertelefon som är öppen alla vardagar mellan nio och tolv. Dit kan man vända sig om man har några frågor eller funderingar kring rapporteringen. Se till att ha den fyrsiffriga skolkoden till nära hands när du ringer. Telefonnummer: 0771 276 400
• Se även till att de inskickade kontaktuppgifterna till skolan är uppdaterade så att CSN vet vem man kan kontakta om det skulle uppstå något problem.

Vill du veta mer?

Här hittar du mer information om behörigheter och rapportering

Text: Texten är baserad på en intervju med CSN.

Bild: Jacob Lund

Webbinarium om rapporten En ny syn på skoladministration

Öka skolresultaten och förbättra trivseln med strategisk skoladministration

Plats: Zoom videoföreläsning
När: Tisdag den 16 november kl. 13.00-14.00
Upplägg: Digital presentation med utredaren Mikael Andersson,
följt av frågor och kommentarer kring rapporten.
Anmäl dig här

Skoladministrationen inom grund- och gymnasieskolan är en dold framgångsfaktor. Strategiskt använd leder den nämligen både till bättre skolresultat och ökad trivsel bland medarbetarna. Det visar rapporten En ny syn på skoladministration, som baseras på vår kartläggning av skoladministrationen inom grund- och gymnasieskolan.

Nu kan du som arbetar inom skolan delta i Gotits kostnadsfria webbinarium med utredaren Mikael Andersson, som kommer att dela med sig av insikter och reflektioner från vårt kartläggningsarbete. Ta del av våra erfarenheter och lär dig mer om hur strategisk skoladministration, kombinerad med en tydlig ledningsfilosofi, är avgörande för skolans utveckling.

Alla som deltar i webbinariet kan också beställa den utökade och uppdaterade andra utgåvan av rapporten.

Välkommen!

Upplägg:

13.00 Inledning och välkomna
Jörgen Rönning, vd på Gotit

13.05 En ny syn på skoladministration
Mikael Andersson, utredare
Skoladministrationen är en dold framgångsfaktor. Strategiskt använde leder den både till bättre skolresultat och förbättrad trivsel bland medarbetarna.

13.45 Frågor och kommentarer

14.00 Avslutning