Aktuellt

Bild: Shutterstock

Kostnadsfritt webbinarium

Bättre resultat och trivsel med statistikens hjälp

Datum: Onsdag 19 oktober
Tid: 13.00–14.00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skoladministratörer, skolledare och huvudmän inom grund- och gymnasieskolan

Skoladministrationen inom grund- och gymnasieskolan är en dold framgångsfaktor. Strategiskt använd leder den nämligen både till bättre skolresultat och ökad trivsel bland medarbetarna. Det visar rapporten ’En ny syn på skoladministration’, som baseras på vår kartläggning av skoladministrationen inom grund- och gymnasieskolan.

Nu kan du som arbetar inom skolan delta i Gotits kostnadsfria webbinarium med utredaren Mikael Andersson, som kommer att dela med sig av insikter och reflektioner från vårt kartläggningsarbete. Lär dig mer om hur strategisk skoladministration, kombinerad med en tydlig ledningsfilosofi, är avgörande för skolans utveckling. Alla som deltar i webbinariet kan också beställa den utökade och uppdaterade andra utgåvan av rapporten.

Om Mikael Andersson: Mikael Andersson har erfarenhet av utredningar vid Utbildningsdepartementet och flera skol- och utbildningsmyndigheter.

Varmt välkommen!

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Shutterstock

Ny rapport från Gotit

Huvudmannens roll i en kommunaliserad skola

Nu släpper Gotit en ny rapport. Temat är huvudmannens situation och rapporten är den fjärde i serien som nu belyser hela styrkedjan från skoladministratörens situation via skolledarna och nu även huvudmannen.

– I första rapporten var skoladministratörerna överens om att rektorn är den som påverkar deras situation mest och i rapporten om skolledarna blev slutsatsen att de påverkas mest av huvudmannen och därför belyser vi nu även huvudmannens situation, säger utredare Mikael Andersson.

I den nya rapporten har Mikael Andersson intervjuat representanter från skolans huvudman i åtta olika kommuner. Han har talat med politiker, både i ledande ställning och i opposition samt med tjänstemän, företrädesvis skolchefer. Frågorna har bland annat berört varför de gått in i uppdraget, personliga drivkrafter, hur de förberett sig och vilka utmaningar de upplever som störst. Mikael Andersson har också fördjupat sig i utredningar och rapporter där huvudmannens roll behandlas. Just nu pågår också en statlig utredning som tittar på om det finns förutsättningar för att staten ska ta tillbaka huvudmannaskapet från kommunerna.

– Till att börja med kan man konstatera att det är mycket prat om statligt eller kommunalt huvudmannaskap, men det är nog inte där skon klämmer. Det har aldrig varit helt renodlat, utan funnits olika varianter genom åren, konstaterar Mikael Andersson. Däremot kan historien om kommunaliseringen av skolan förklara en hel del kring varför skolan utvecklats som den gjort sedan början av 1990-talet och vilken roll huvudmannen haft i detta.

1991 övergick ansvaret för skolan från staten till kommunerna efter en 14 år lång politisk debatt. Decentraliseringen sammanföll med den ekonomiska krisen och lite krasst såg rikspolitikerna att det fanns pengar att spara genom att lyfta över ansvaret för skolan på kommunerna. Samtidigt präglades tidsandan av ”New Public Management”, det vill säga att det offentliga i högre grad skulle drivas som företag. Man såg skolorna som resultatenheter och införde en mängd rapport- och kontrollsystem.

– Kokar man ihop allt detta så har man grunden för dagens problem där staten abdikerat och kommunerna kräver för mycket kontroll av skolan. Ett av problemen med kommunaliseringen var att styrningen över skolan stannade hos de kommunala politikerna. De förde inte ansvaret vidare ut till skolorna, utan lekmannapolitiker började detaljstyra hur skolorna ska arbeta. Utfallet blev olika på olika ställen i landet och det hände att lekmän till och med blandade sig i saker som vilka nya pedagogiska idéer som skulle testas. Resultatet är nu en skola där kunskapsnivån droppat och där likvärdigheten är jättelåg, konstaterar Mikael Andersson.

Vid intervjuer med skolpolitikerna så berättade en övervägande majoritet att de haft som mål att arbeta med politik och att de senare fått frågan om de vill jobba med skolfrågor. Efter att ha tackat ja kände sig dock många oförberedda på hur komplext området är. Det är svårt att förstå systemen och hur allt funkar, vilket är en utmaning i rollen. Både i intervjuerna med politiker och tjänstemän har Mikael Andersson också slagits av vilken avgörande betydelse skolchefen har. Skolchef är en nygammal position som återinsattes för några år sedan och intervjuerna bekräftar att politikerna lutar sig oerhört mycket mot skolchefen i sina beslut.

– Man kan se att där samarbetet mellan politiker och skolchef är gott, så blir resultatet bättre. I kommuner där det går bra för skolan har skolcheferna även en god en relation till rektorerna. Men det är väldigt viktigt att skolcheferna är medvetna om att huvudmannen slutar med skolchefen och inte med rektorerna. Skolan börjar med rektorerna, annars kan man som rektor få jobba med saker som gör att man inte kan fokusera på sitt pedagogiska ledarskap. I värsta fall kan det till och med uppfattas av lärarna som att rektorn inte hör till skolan. Det är inte heller bra att rektorer får direkt tillgång till politikerna.

Men är en återgång till en statlig skola lösningen på skolans utmaningar? Mikael Andersson tror inte att det är nödvändigt att åter förstatliga skolan för att öka kvaliteten.

– En av lösningarna skulle kunna vara att arbeta mer med tillitsbaserad styrning. Då skulle man kunna lyckas med grundtankarna med kommunaliseringen; att flytta makten ut till skolorna så att de inte blir låsta till massa krav och regelverk som inte är relevanta. Det gäller att makten över styrningen inte stannar vid politikerna.

Missa inte!

Under hösten och kommande vår erbjuder Gotit två kostnadsfria webbinarier för dig som vill veta mer om rapporten. Anmäl dig till höstens webbinarium den 21 september här, eller till vårens webbinarium den 22 februari här. Varmt välkommen!

Bild: Shutterstock

Kostnadsfritt webbinarium

Huvudmannens situation i en kommunaliserad skola

Datum: Onsdag 21 september
Tid: 13.00–14.00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Anmäl dig till webbinariet här.

Foto: Shutterstock

”Verkligheten är rörlig och föränderlig”

Verkligheten inom offentlig sektor är mångfacetterad och svår att generalisera. Lennart Wittberg, föreläsare på företaget Effektiv Styrning, menar att det därför är viktigt att ha en styrning grundat på tillit i stället för mål och resultat.

Hej, Lennart! Vad menas egentligen med tillitsbaserad styrning? 

– Tillit handlar om att hantera risker i relationer. I praktiken innebär det att man har realistiska förväntningar på att människor beter sig som de borde, baserat på erfarenheter och kända omständigheter. Tillit kan aldrig uppstå i riskfria relationer, utan skapas bara när det finns någon form av ömsesidigt beroende. Tillitsbaserad styrning innebär i sin tur att man har en styrning som skapar förutsättningar för tillit att växa – chefer och kollegor behöver ömsesidigt kunna lita på att man hanterar varje situation på bästa sätt.

Lennart Wittberg, föreläsare på Effektiv Styrning.

Och vad har tillitsbaserad styrning för roll inom skola och annan offentlig sektor?

– Studier visar att det finns en hög grad av tillit, men att styrningen ofta är utformad som om tillit inte fanns eller var ointressant. Styrningen drivs i stället av mål och resultat, som inte tar hänsyn till mellanmänskliga relationer. Man försöker att ”styra med fjärrkontroll” där man förlitar sig på att personer utanför verksamheten ska säkerställa kvaliteten, i stället för personal på plats. Då har man skapat ett system som ger mindre plats för professionellt omdöme. Verkligheten kan inte definieras i mål och regler, utan varje unik situation behöver hanteras på bästa möjliga sätt.

Styrningen utformas ofta som om organisationen vore ett komplicerat system, när den snarare är ett komplext system. Vad är skillnaden?

– När man ser organisationen som ett komplicerat system, tror man att det går att bryta upp helheten i mindre delar och kartlägga ett orsakssamband – lite som om verksamheten vore en maskin. Men dagens organisationer är komplexa och större än summan av delarna. Man kan se det lite som en levande organism. Det går inte att studera en myrstack genom att dela upp den i delar och studera en myra, utan det gäller att förstå interaktionen för att förstå helheten. Samma sak gäller med styrning och tillit. Verkligheten är inte stabil och mekanisk, utan rörlig och föränderlig.

Hur ska man styra för att hantera risker på bästa sätt inom offentlig sektor?

– Den största missuppfattningen är att kontroll och övervakning reducerar risker, men en organisation består av människor och känslor. Därför krävs det tillit för att hantera risker i relationer. Ett bra exempel från sjukvården är en undersköterska som förstår när det är läge för att duscha en dement person och när det blir ett övergrepp. Sådant kan man inte definiera och skriva regler för. Även om tillit minskar risktagandet, kan det inte ta bort det helt.

Till sist, varför är det så viktigt med handlingsutrymme?

– Det finns alltid ramar och regler att följa, till exempel uppdrag, lagar och verksamhetsplaner. Men allt kan inte styras eller förutses. Därför måste man se till att det finns ett flexibelt handlingsutrymme inom den ramen, som både kan och ska användas. Det är det enda sättet att hantera komplexitet på.

Tillit och tillitsbaserad styrning i korthet

1. Tillit handlar om att hantera risker i relationer och kan bara uppnås om det finns någon form av ömsesidigt beroende. Riskfria relationer kan aldrig skapa tillit, men relationerna behöver inte vara jämlika. Tillit minskar risktagandet, men kan inte ta bort det helt.
2. Inom offentlig sektor finns en hög grad av tillit, men styrningen är utformad som om det vore tvärtom. Ofta är styrningen i stället grundad på mål och resultat, där man utgår från att organisationer är komplicerade i stället för komplexa.
3. För att uppnå tillit är det faktiska handlingsutrymmet och hur vi ser på kvalitet och misstag helt avgörande.

Foto: Jacob Lund

Smidigt införande av Alvis i Tyresö

När Tyresö kommun bytte administrativt system för vuxenutbildningen gick genomförandeprocessen smidigt. Redan ett halvår efter projektstarten var man i gång med basfunktionerna i Alvis. Framgångsfaktorerna stavades god planering, hög arbetsmoral och ett positivt förhållningssätt i projektgruppen.

Sandra Lindblom är systemförvaltare för Alvis i Tyresö kommun och fungerade som delprojektledare för införandeprojektet, som avslutades i november 2021. I uppdraget ingick att vara en länk mellan projektledaren, verksamheten och Gotit under införandet av Alvis. Nu, ett halvår senare, är hon nöjd när hon ser tillbaka på projektet.

– Vi hade bemannat projektgruppen på ett bra sätt och försökt att ta höjd för att kunna lösa våra vanliga arbetsuppgifter parallellt med införandeprojektet. Att stärka upp organisationen lite extra är ett måste eftersom det går åt en hel del tid till bland annat utbildningar, inställningar och validering av data, konstaterar hon.

Delar av Tyresös projektgrupp. Från vänster: Judeh Mazhar, skoladministratör, Malin Warne, IT-samordnare, Théresé Sarocchi, samordnare och Tina Allard, studie/yrkesvägledare.

I Tyresös projektgrupp ingick två SYVar, en IT-samordnare, en samordnare, två administratörer, projektledaren och Sandra.

– Vi hade en jättebra projektgrupp. Alla hade hög arbetsmoral och en positiv anda och ansträngde sig verkligen för att lösa alla uppgifter längs vägen. I vissa moment tog vi också in lite mer spetskompetens där det behövdes.

– Vi har också haft ett väldigt bra samarbete med Gotit. Vi var lite nervösa och stressade i början då vi tyckte att tidsplanen var tight, men vi uppfattade Gotit som lugna och tillmötesgående, vilket lugnade oss. Kommunikationen och återkopplingen fungerade bra och det märktes att de hade bra erfarenhet av införanden och kompetens kring våra frågor. Ett förbättringsområde, som vi har givit som feedback, är att Gotit kan bli ännu tydligare med att informera om vanliga misstag som kommuner ofta gör i sådana här processer. Ett exempel var att det blev lite tight med tid för konverteringen. Det hade varit bra om vi börjat kontrollera hur vår data såg ut lite tidigare.

Eftersom Tyresö är en relativt liten kommun, med vuxenutbildning på en enda skola så behövde man inte kommunicera så brett inom kommunen utan lade fokus på att arbeta med information på hemsidan så att eleverna som skulle ansöka nåddes av informationen.

Började med basnivå

Tyresö valde att lägga sig på en basnivå i Alvis vid införandet och avvaktade därför med en del utvecklingsfrågor. Nu när medarbetarna lärt känna systemet så tittar man på hur man kan jobba vidare med andra delar som ökar potentialen.

Sandra är stolt över att projektgruppen kunde bibehålla en positiv anda hela vägen, trots perioder av hög arbetsbelastning och att mycket av arbetet fick ske på distans på grund av pandemin. Samt att verksamheten även blev nöjda med slutresultatet.

– När vi haft uppföljningsmöte med verksamheten efter införandet, lyfte verksamheten fram Gotits snabba återkoppling i supporten. Användarna känner sig trygga med att de får hjälp vid frågor.

Sandra konstaterar också att det är bra om man får med sig skolans ledning i processen redan under införandet så att de lär känna systemet och dess struktur och kan ta del av den statistik som finns tillgänglig i verksamhetssystem.

– För oss är det viktigt att Alvis inte bara blir ett administrativt stöd, utan även ett strategiskt, säger hon.

Tipset!

Ett tips från Tyresö till andra kommuner är att boka in interna avstämningsmöten efter varje utbildningstillfälle med Gotit. I Tyresös projektgrupp reflekterade man kring alla utbildningar efteråt. Var man nöjd med utbildningen? Var det något som man måste ha mer information om? Behövdes det tas beslut om något som tagits upp på utbildningen?  Behövdes en specifik rutin för Tyresö? Vem gör vad av det som togs upp på utbildningen etc.

Det var en bra tidpunkt för att samla tankarna med våra projektdeltagare när utbildningen fortfarande var färsk i minnet samt att fånga upp frågor som vi behövde lyfta med Gotit – både högt och lågt.

Sandra Lindblom, systemförvaltare Tyresö.

Bild: Shutterstock

Kostnadsfritt webbinarium

Utveckla vuxenutbildningen med hjälp av administrationen

Datum: Onsdag 22 juni
Tid: 13:00–14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skoladministratörer, skolledare och huvudmän inom vuxenutbildningen

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Rollen som rektor kräver en ny form av ledarskap

Datum: Onsdag 15 juni
Tid: 13:00–14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare och huvudmän inom skola och vuxenutbildningen

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Tillitsbaserad styrning – om tillitens betydelse

Datum: Onsdag 8 juni
Tid: 13:00–14:30
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare, huvudmän och skoladministratörer inom skola och vuxenutbildningen

Anmäl dig till webbinariet här.

Bild: Jacob Lund

Att kommunicera i förändring

Så få du med alla på tåget

Att införa ett nytt IT-system innebär inte bara att användarna ska vänja sig vid en ny plattform med nya funktioner och ett nytt utseende. De måste också vänja sig vid själva tanken på förändringen. För att göra införandeprocessen så smidig som möjligt är det därför klokt att göra en plan för den interna kommunikationen.

När man planerar en större förändring i en organisation, så kan man vara ganska säker på att det finns personer som reagerar med motstånd. Ofta handlar det om att de inte känner sig informerade och att de inte förstått nyttan med förändringen. Men genom förståelse för förändringsprocessens olika faser kan man stötta förflyttningen från blockering till acceptans med hjälp av skräddarsydd kommunikation.

Här följer en kortare översikt över den klassiska förändringsprocessens fyra faser och vilken typ av kommunikation som passar bäst i respektive fas:

• Blockeringsfasen

I blockeringsfasen har många svårt att ta in förändringen och reaktionerna brukar därför ofta vara ganska tystlåtna. Det är lätt att misstolka tystnaden som acceptans, men det är viktigt att tänka på att det kan vara svårt att få fram budskapet. Att upprepa informationen i en mix av kanaler kan vara en god idé.

• Motståndsfasen

I motståndsfasen tar de negativa känslorna större plats. Känslor av motstånd och en ovilja till förändring förkommer och det är inte helt ovanligt med ilskna reaktioner. Den som arbetar med förändringen kan dock trösta sig med att reaktionerna ändå är ett slags tecken på engagemang. I den här fasen passar kommunikation i mindre grupper bäst, gärna med kollegor som känner varandra väl eller i form av enskilda samtal med en chef. Försök att skapa trygghet och besvara eventuella frågor snabbt.

• Bearbetningsfasen

I bearbetningsfasen har anpassningen påbörjats. Många frågor dyker fortfarande upp och det är vanligt att man vill veta mer exakt vad förändringen kommer att innebära för mig, min avdelning etc. Detta kan ta ganska mycket energi från organisationen och det är klokt att lägga fokus på att få medarbetarna att se fördelar med förändringen, både för sig själva och verksamheten.

• Acceptansfasen

I acceptansfasen ökar energin, man börjar blicka framåt och några blir till och med ambassadörer för det nya. De som går i täten och tror mest på förändringen vill gärna få uppskattning för sina insatser och de har ofta idéer till ytterligare utveckling. Glöm inte att titta tillbaka på projektet och bekräfta allt arbete som gjorts. Och framför allt fira!

Bild: Jacob Lund

Kostnadsfritt webbinarium

Bättre resultat och trivsel med statistikens hjälp

Datum: Onsdag 1 juni
Tid: 13:00–14:00
Plats: Digitalt via Teams
Målgrupp: Skolledare, huvudmän och skoladministratörer inom grund- och gymnasieskolan

Varmt välkommen!

Anmäl dig till webbinariet här.